FlexMind Avocat - manager de dosare pentru avocati si consilieri juridici
FlexMind Avocat este un manager pentru un avocat sau pentru un cabinet de avocatura, potrivit si pentru consilierii juridici sau cabinetele de consiliere juridica.
Scopul programului este de a organiza si centraliza toate informatiile relevante referitoare la dosarele in lucru ale avocatului/juristului sau cabinetului de avocatura/juridic, in acelasi timp permitand unei echipe sa lucreze si sa se coordoneze in stocarea informatiilor si indeplinirea sarcinilor specifice.
Data fiind natura informatiilor, se pune accentul pe securitatea informatiei si pe disponibilitatea imediata a acesteia.
Va rugam sa cititi mai jos o prezentare succinta a solutiei, si din sectiunea Download sa descarcati prezentarile in format Microsoft PowerPoint si Microsoft Word, şi un program demonstrativ.
Centrul acestui program il reprezinta dosarele din instante, cu toate informatiile semnificative:
- avocatii sau juristii implicati
- clientii
- dosarele (fisele dosarelor)
- locatii, probe, samd
- "jurnalul" fiecarui dosar, cu tot ce s-a intamplat de-a lungul timpului cu acel dosar
- discutiile cu clientii
- activitatea fiecarui avocat in parte
- care cuantifica si timpul si costurile
- contractele cu clientii, facturile emise si incasarile generate
- instantele
- categorii pentru fiecare informatie din program
- o lista cu " lucruri de facut" care permite stabilirea de sarcini precise si urmarirea executarii lor
- multe alte informatii
Din punct de vedere functional,
- urmareste evolutia cauzelor
- urmareste munca avocatilor si a altor persoanelor implicate
- operatiile asupra dosarelor, evolutia lor in timp
- jurnale de activitate
- activitatea fiecarui avocat/angajat in parte, atat din punct de vedere al timpului cat si financiar
- centralizeaza termenele (filtre sau calendar), avertizeaza din timp asupra acestora si altor sarcini de efectuat
- ofera instrumente de filtrare a informatiilor, si de raportare
- filtre configurabile si rapoarte pivot
- ofera mecanisme de comunicare intre colegi prin mesaje interne
- permite stabilirea de alarme inteligente pentru a reaminti sarcini de realizat
- pe baza informatiilor din program se genereaza peste 30 de rapoarte analitice sau sintetice, plus orice raport direct configurabil de catre utilizatori (dumneavoastra), in sute de variante.
Date gestionate (rezumat):
- avocati
- sunt angajatii cabinetului de avocatura
- informatii generale
- nume, localitate, judet, adresa, telefoane, faxuri, pagina web, e-mail, data nasterii
- informatii fiscale - daca este un colaborator cu personalitate juridica
- reg. com, CIF, banca, cont
- liste
- dosare in lucru, activitate, jurnale inregistrate, discutii purtate, categorii din care face parte
- alte informatii si documente (orice format)
- clienti
- clientii dumneavoastra
- informatii generale
- nume, localitate, judet, adresa, telefoane, faxuri, pagina web, e-mail, data nasterii
- persoane de contact, adrese alternative sediului social
- informatii fiscale
- Reg. com. / CNP, CI / CIF, cont
- liste
- contractele cu acel client, lista de facturi si incasari, categorii din care face parte, dosarele sale, discutiile purtate, activitatea legata de dansul
- alte informatii si documente (orice format)
- dosare
- informatia centrala din program, sintetizeaza dosarele reale, face o fisa a acestora
- informatii generale
- numar, an, identificare interna, termenul urmator, descriere, etapa procesuala, informatii despre contract, tarife (global, pe dosar, sau pe ora)
- informatii suplimentare
- avocatii implicati, clientii, pozitia procesuala a acestora, adversarii, alte parti implicate, instanta, probele
- liste
- activitatea pe acel dosar, jurnalul acestuia, discutiile purtate, contractele semnate, categorii din care face parte
- documente legate de dosar - orice format, orice dimensiune; pot fi probe, liste, contracte, scanari, inregistrari, etc.
- jurnale
- tot ceea ce s-a intamplat in timp cu acel dosar
- spre exemplu, de fiecare data cand are loc o infatisare, se inregistreaza ceea ce s-a intamplat la acel termen, iar termenul urmator se noteaza in dosar
- la fel, daca acel caz ia o turnura diferita din cauza unor probe suplimentare, sau in alte cazuri, se inregistreaza aceste lucruri in "jurnalul de bord" al dosarului respectiv
- astfel, veti sti oricand ce s-a intamplat de-a lungul timpului cu acel dosar, de ce, si ce persoane au fost implicate
- informatii generale
- dosarul, clientul, avocatii implicati, categoriile din care face parte acel jurnal
- data evenimentului, descrierea scurta, descrierea lunga
- orice documente relevante, in orice format, de orice dimensiune
- tot ceea ce s-a intamplat in timp cu acel dosar
- discutiile cu un client anume
- sunt discutii mai mult sau mai putin formale, se refera inclusiv la consultatia facuta unui client, in afara unui dosar, sau chiar cu un client cu care nu aveti relatie contractuala (a fost o singura consultatie, spre exemplu)
- informatii generale
- identificare interna, data si ora cand a avut loc, subiectul discutiei, clientul, eventual dosarul la care se refera, avocatii care au fost prezenti, tipul discutiei, starea acesteia (in ce stadiu se afla, daca este cazul)
- detalii despre discutie
- categorii din care face parte
- orice documente relevante, in orice format, de orice dimensiune
- activitatea avocatilor
- aceasta sectiune va ajuta la cuantificarea activitatii avocatilor vis-a-vis de un dosare, de clienti, de deplasari, samd., atat ca si timp, cat si ca si castiguri si costuri
- informatii
- data, si orele intre care s-a desfasurat acea activitate
- tipul activitatii, locatia
- clientul, avocatul, dosarul
- subiectul, informatii despre activitate
- categorii din care face parte
- cheltuieli generate de acea activitate
- campuri calculate automat
- durata, onorariile, balanta dintre cheltuieli si venituri
- orice documente relevante, in orice format, de orice dimensiune
- pe baza acestor informatii, programul creaza rapoarte detaliate
- contractele
- contractele incheiate cu clientii, pentru un dosr
- informatii
- numar, data, dosar, client, valoarea contractului (daca este globala sau prestabilita)
- categorii din care face parte contractul
- alte informatii
- liste
- lista facturilor si incasarilor pentru acel contract
- facturi/incasari
- fara a se substitui unui program de contabilitate, FlexMind va permite sa urmariti soldurile facturilor si clientilor, pentru a sti atunci cand discutati cu cineva, care este relatia financiara cu dansul
- informatii
- data emiterii facturii, numarul acesteia, contractul si clientul la care se refera
- suma facturata
- lista de incasari (pot fi incasari partiale ale facturii)
- categorii din care face parte factura, daca este cazul
- alte informatii
- instante
- lista instantelor la care se judeca dosarele
- informatii
- nume, indice, tip, adresa, telefoane, alte informatii
- dosare in judecare la acea instanta
- categorii
- categorii
- fiecare din informatiile de mai sus se poate asocia cu una sau mai multe categorii
- atribuirea de categorii este optionala, si poate fi folosita la cautari, filtrari, rapoarte
- exemplu: clienti din categoria "clienti straini", dosare din categoria "dosare de dauna", samd.
- alegerea functionalitatii este la latitudinea dumneavoastra
- lista de "lucruri de facut"
- folosind aceasta lista, se pot trasa sarcini precise, cu termene limita, si se poate urmari modul in care aceste sarcini sunt executate
- exemplu: un supervizor, sau un coleg, cere altui coleg sa realizeze in 3 zile o anumita documentatie
- informatii
- supervizorii si executantii sarcinii/lucrarii
- descriere si informatii despre lucrare
- data de inceput, si data limita
- daca acea lucrare/sarcina este realizata sau nu
- comentarii
- aceste comentarii se pot doar adauga, nu si sterge; astfel, se realizeaza un "jurnal" al acelei lucrari, in care se adauga comentarii
- exemplu: utilizatorul X spune "am tehnoredactat, astept sa se faca citirea de catre persoana Y"
- orice documente relevante, in orice format, de orice dimensiune.
- folosind aceasta lista, se pot trasa sarcini precise, cu termene limita, si se poate urmari modul in care aceste sarcini sunt executate
Date suplimentare gestionate:
- utilizatori
- stabilirea de drepturi de acces, pastrarea unui jurnal de operatii
- asocierea de utilizatori cu inregistrari reale (de exemplu cu reprezentanti)
- mesaje intre utilizatori
- pentru transmisia informatiilor importante
- se pot trimite optional si prin e-mail, direct din program
- alarme (reminders)
- pentru reamintirea intalnirilor si contactelor importante
- se pot configura: periodic, cu mai multe declansari, independente sau asociate
- se pot trimite optional si prin e-mail, direct din program
- multe alte informatii.
Cum se pot prelucra datele:
- cautari
- informatiile se pot cauta in multiple moduri
- pe coloane in tabele
- cautare gen motor de cautare
- inclusiv in textul documentelor atasate
- informatiile se pot cauta in multiple moduri
- sortari
- pe trei criterii independente, ascendent sau descendent
- pot face parte din filtre
- filtrari
- pana la 10 criterii independente de sortare pentru un singur filtru
- combinarea parametrilor si specificarea conditiilor sunt complet flexibile
- oricate filtre doriti
- urmarirea relationala rapida a inregistrarilor
- cu un simplu click puteti vedea inregistrarile asociate unei informatii
- spre exemplu, discutiile purtate de un reprezentant, sau cu trei dintre clienti - cu un click
- rapoarte generale
- configurare exact dupa cerintele clientului
- tip pivot-table
- rapoarte arborescente sintetizand interactiunile dintre inregistrari si informatii
- rapoarte specializate
- rapoarte specifice pentru un CRM
- se regasesc in versiunea Premium, sunt peste 30 de rapoarte configurabile pe perioade si pe informatiile la care se refera (avocati, clienti, dosare, cuantificari sau sinteze, calcule financiare sau de timp, samd).
Alte operatii:
- colorarea si evidentierea inregistrarilor
- pentru evidentierea vizuala, liniile care reprezinta inregitrarile se pot personaliza
- se pot colora sau se poate stabili un fundal colorat pentru acestea
- se pot stabili tipuri speciale de litere - ingrosate, inclinate, subliniate, samd
- evidentierea se poate face punctual sau inteligent, pe baza de legaturi
- salvare automata a configuratiei vizuale
- sortarile, coloanele din tabele, latimile si ordinea lor, pozitia ferestrelor, alte preferinte
- toate sunt salvate automat si refacute la urmatoarea logare
Functii suplimentare:
- calendar
- vizualizarea rapida a inregistrarilor cu anumite date calendaristice
- newsletter
- mangement si expediere de e-mailuri cu continut informativ
- pe baza adreselor furnizate (din clienti, sau din exterior) programul va trimite mesajele dorite
- import de date
- se face din fisiere Microsoft Excel, valabil pentru oricare date de mai sus
- export de date
- se face in fisiere formatate html, care se pot deschide cu aproape orice aplicatie
- se poate exporta oricare lista sau raport din program
- arhivare (salvare) date, si refacere
- in format zip standard, cu un simplu click, si fara a fi necesar un program suplimentar
- manual de utilizare
- complet, atat pentru modulul Server cat si pentru modulul Client
- cu exemple si capturi de imagini de pe ecran
- multe alte functii suplimentare.
Caracteristicile tehnice sunt descrise in pagina principala pentru FlexMind.