Chiar dacă acest manual de utilizare explică pe larg majoritatea aspectelor din program, vă rugăm să ne cereţi informaţii suplimentare dacă aspectele nu sunt clare sau dacă nu au fost explicate suficient. Vă vom asista pas cu pas pentru a utiliza cât mai eficient aceste programe.

Informaţii preliminare

Programul este construit pe o arhitectură client-server, ceea ce înseamnă că se instalează un modul Server şi mai multe module Client. Modulele Client sunt cele pe care lucrează utilizatorii, iar modulul Server este cel care le deserveşte. Citirea efectivă a informaţiilor din baza de date şi majoritatea prelucrărilor au loc în server, la cererea modulelor client. Utilizatorii lucrează cu modulele client şi execută toate operaţiile din acel modul.

Marea majoritate a operaţiilor din program se efectuează din modulul Client (de fapt, ele se configurează din modulul Client, se trimite o cerere la modulul Server, care execută procesarea propriu-zisă a informaţiilor, şi returnează modulului Client rezultatele acesteia). Acest lucru este necesar de înţeles pentru că operaţiile nu se pot executa corect decât dacă modulul Client este conectat permanent la modulul Server.

Pornirea modulului Client – conectarea la Server sau lucrul local (cu ciorne)

La pornirea modulului Client, aveţi două posibilităţi de a lucra:

- prin conectare la Server, pe baza de date centrală, caz în care veţi fi întrebaţi de locaţia la care se află modulul Server (acesta trebuie să fie pornit deja). Locaţia se referă la o adresă de TCP/IP şi la un număr de port. Aveţi la dispoziţie maxim trei locaţii în care vă puteţi conecta la un modul Server, dar în marea majoritate a timpului, vă veţi conecta la o singură locaţie. Numărul de port se specifică doar dacă modulul Server rulează pe alt port decât cel standard al programului.

- fără conectare la Server, caz în care veţi lucra cu ciornele. Acest mod de lucru poate fi folosit pentru cazurile în care nu este disponibilă o reţea pentru conectare, şi/sau doriţi să reduceţi costurile aferente transferului de date (de exemplu prin reţelele de telefonie mobilă). Vă rugăm să citiţi secţiunea Ciorne pentru mai multe informaţii.

client_conectivitate

În dreptul locaţiei dorite, apăsaţi pe Conectare şi modulul Client va încerca să contacteze modulul Server instalat la acea locaţie. Această locaţie poate fi pe acelaşi sistem, în aceeaşi reţea, sau, dacă IP-ul unde este instalat programul Server este public, poate fi oriunde în lume dacă modulul Client are acces la Internet. Desigur, viteza de transmisie a datelor depinde de fiecare dintre aceste cazuri, dar operaţiile posibile sunt aceleaşi.

Dacă modulul Client nu s-a conectat cu modulul Server la adresa specificată (modulul Server nu era pornit, sau adresa nu este valabilă sau nu poate fi contactată) această fereastră se va afişa din nou. Apăsând pe Renunţ, veţi ieşi din program.

Pornirea modulului Client – autentificarea

Dacă s-a reuşit conectarea la Server, următorul pas este autentificarea în program, „logarea” utilizatorului.

client_autentificare

Această operaţie este similară cu orice autentificare a unui program obişnuit. Trebuie să specificaţi numele utilizatorului şi parola cu care veţi intra în sistem. Puteţi alege din combo-ul cu utilizatorii cel care reprezintă identitatea dumneavoastră (apăsând pe săgeata din dreapta casetei Nume), sau scrieţi numele literă cu literă. Pentru a vedea sau ascunde parola, puteţi bifa sau debifa caseta „Ascunde”. Apăsând pe Ok, sau pe tasta Enter, cererea de autentificare va fi transmisă la Server. Dacă cererea este respinsă, motivul respingerii va fi comunicat şi această fereastră va fi afişată din nou. Apăsând pe Renunt veti ieşi din program. În cazul în care autentificarea a reuşit (aţi introdus corect numele şi parola, şi acel utilizator nu este logat deja în sistem), veţi întra propriu-zis în programul Client.

Note:

În cazul în care programul Client nu mai poate comunica cu programul Server sau se opreşte forţat (cade reţeaua, se ia curentul, etc.), utilizatorul cu care aţi intrat va fi considerat ca fiind deja logat. Pentru a intra din nou cu acelaşi utilizator, aveţi următoarele variante:

- solicitarea către un administrator (sau intrarea cu un cont de administrator) pentru forţarea ieşirii utilizatorului din program din lista de utilizatori, şi click-dreapta pentru meniul de context pe utilizatorul blocat şi alegerea opţiunii „Forţare logout”

- repornirea programului Server (necesită ieşirea din program a celorlalţi utilizatori)

- programul Server va elimina automat utilizatorii inactivi la fiecare aproximativ 20 de minute; dacă însă aţi setat pentru acei utilizatori timpul de verificare al alarmelor şi mesajelor mai mare decât 20 de minute, serverul va aştepta trecerea acelui interval pentru a considera utilizatorul inactiv şi a-l scoate automat din program

- puteţi intra direct în program, din nou, caz în care veţi fi întrebaţi dacă sunteţi siguri că doriţi să re-intraţi deşi ieşirea nu s-a petrecut normal.

Fereastra principală

client_main

Fereastra principală a programului are mai multe „componente”:

- bara de butoane din dreapta, care conţine operaţiile care se pot efectua cu datele

- bara de butoane de sus, care conţine datele principale şi auxiliare

- lista din mijlocul ferestrei, care conţine înregistrările selectate

- bara de stare de jos, în care se specifică modul de conectare şi adresele la care s-a făcut conectarea (conform paşilor preliminari).

Bara de operaţii elementare

Bara de butoane din partea dreaptă a ferestrei se foloseşte pentru a efectua operaţii asupra datelor din listă (în cazul acesta concret, programul este deja poziţionat pe lista de clienţi, şi sunt afişaţi doi dintre ei). Selectând una sau mai multe înregistrări – fiecare linie reprezintă o înregistrare – dacă este cazul şi apăsând pe butoanele din dreapta, veţi efectua operaţii asupra acelor date.

Acelaşi lucru îl puteţi face cu click-dreapta pe mouse pe o înregistrare selectată, caz în care va apare un meniu similar cu cel de mai jos. Vom explica în detaliu acest meniu aici.

client_main_2

De sus în jos, butoanele reprezintă:

- recitirea informaţiilor din listă (de exemplu dacă alţi utilizatori au modificat date şi doriţi să le vedeţi) reprezentată de săgeţile curbe

- vizualizarea unei înregistrări (hartia si lupa): deschiderea înregistrării selectate în modul „doar-citire”, se va deschide o fereastra în care se afişează înregistrarea; deşi puteţi modifica datele din fereastră, nu puteţi salva modificările; acest lucru este util atunci când doriţi să vedeţi detalii din înregistrare dar nu doriţi să blocaţi înregistrarea faţă de alţi utilizatori

- editarea unei înregistrări (hartia si stiloul): deschide o fereastră în care puteţi, similar cu mai sus, modifica datele din înregistrare; diferenţele între vizualizare şi editare sunt:

- vizualizarea nu salvează datele şi nu blochează înregistrarea

- dacă editaţi, puteţi salva datele (sau nu, cum doriţi), şi în plus înregistrarea nu va mai putea fi editată în paralel de alţi utilizatori (pentru a evita problemele de suprascriere a datelor), ci doar vizualizată de aceştia (doar pe timpul cât se editează)

- adăugarea unei înregistrări noi (simbolul plus), se face în datele care sunt selectate în acel moment (în cazul de faţă, clienţii)

- ştergerea de înregistrări (simbolul minus): puteţi selecta mai multe înregistrări şi le puteţi şterge simultan; această operaţie necesită confirmare

- sortarea înregistrărilor din lista curentă (coloanele descrescătoare verzi): pe baza a trei criterii succesive, puteţi sorta ascendent sau descendent după câmpurile din datele respective, care se aleg din casetele din dreapta ferestrei, apăsând pe săgeţile corespondente

- dacă înregistrările din tabel sunt filtrate, modul de sortare aplicat este cel din filtru şi nu acesta specificat mai sus, care este aplicat o singură dată, dar după recitirea informaţiilor (după o editare sau după o recitire) se revine la sortarea specificată în filtru

client_sortare

- căutarea rapidă (binoclul) serveşte la căutarea în lista curentă (doar în înregistrările conţinute în lista din acel moment) a unor litere sau cifre, într-o coloană stabilită

- această opţiune se poate activa fie prin apăsarea pe binoclu, fie prin apăsarea pe un cap de coloană, caz în care coloana va fi automat completată

- prin activarea opţiunii, în partea de jos a ferestrei principale va apare o casetă ca mai jos

- în partea din dreapta a casetei veţi alege coloana în care căutaţi (cu click pe caseta „in coloana” şi alegerea din meniul afişat)

- în partea din stânga a casetei veţi selecta opţiunile de căutare şi veţi introduce textul

- pe măsură ce completaţi textul, programul va sări la prima înregistrare care se potriveşte cu setările specificate, sau va deselecta toate înregistrările dacă niciuna nu este găsită ca potrivindu-se criteriului de căutare rapidă

- opţiunea se dezactivează prin apăsarea binoclului din nou, sau pe săgeata albastră din stânga imaginii de mai jos

client_cautare_rapida

- exportul ca html (pagina cu globul terestru) permite exportul automat al oricărei liste din program în format html universal

- puteţi alege numele raportului, locaţia de salvare şi opţiuni de afişare

- după generare, raportul va fi deschis automat în browserul standard de Internet instalat (după caz, Internet Explorer, Mozilla Firefox, etc)

client_export_setari

- puteţi realiza şi exportul unei singure înregistrări, din vizualizarea / editarea acesteia

- căutarea tip motor de căutare, într-un tabel (simbolizat pe bară de globul terestru şi lupa)

- alegeţi în ce tabel doriţi să căutaţi

- ce şir de litere/numere doriţi

- criterii suplimentare de căutare

- programul ştie să caute şi în documentele ataşate unei înregistrări, aproape indiferent de formatul acestor documente (mai puţin în formatul Office 2007, deoarece este codificat, dar poate căuta în formatul Office 2003 spre exemplu)

client_cautare_generala

- la apăsarea butonului Ok, programul va comuta afişarea pe tabelul selectat, şi va afişa o listă cu toate înregistrările care îndeplinesc cerinţa de căutare dorită (care conţin textul introdus în casetă, comparat după regulile specificate)

- această căutare poate fi folosită ca filtru rapid, spre exemplu.

Meniul de context pe înregistrări

Cu click-dreapta la mouse pe o înregistrare, se va afişa meniul de context ilustrat mai sus (la imaginile din fereastra principală), care conţine în prima parte opţiunile din bara de operaţii elementare (vizualizare, editare, adăugare, ştergere). Pe lângă acestea, mai conţine:

- duplicarea unei înregistrări

- dacă doriţi să creaţi o înregistrare foarte similară cu o înregistrare existentă, cea mai rapidă cale este de a o duplica pe cea veche

- alegeţi o înregistrare existentă şi alegeţi duplicare

- va fi creată o înregistrare nouă (la fel ca la adăugare cu diferenţa că noua înregistrare nu va fi goală ci va conţine toate datele înregistrării precedente) care va fi adusă pe ecran pentru editare

- după ce aţi editat înregistrarea, o puteţi salva în baza de date

- crearea unei alarme asociate cu o înregistrare – care va fi descrisă în secţiunea de creare a alarmelor

- legături rapide către alte tabele, pe baza înregistrărilor „legate” sau referite

- generare de rapoarte arborescente pe baza înregistrărilor selectate.

Descrirerea meniului este continuată într-o secţiune separată.

Noţiunea de „înregistrări asociate” sau „legate” şi mecanismul de funcţionare

Pentru a continua cu descrierea meniului de context, trebuie să explicăm o noţiunea de „înregistrare asociată altei înregistrări”.

Spre exemplu, să presupunem că un client are 3 persoane de contact cu care lucraţi, şi de acel client se ocupă 2 reprezentanţi din firma dumneavoastră. În program, clientul, cele 3 persoane de contact şi cei 2 reprezentanţi sunt stocaţi fiecare ca o înregistrare (6 în total), în 3 tabele diferite (clienţi, persoane de contact şi reprezentanţi). Să mai presupunem că aveţi în total 10 persoane de contact introduse şi 15 reprezentanţi.

Dintre aceste înregistrări, clientul are „asociate” 3 persoane de contact din cele 10 şi 2 reprezentanţi din cei 15 în total. În mod similar, fiecare din cele 3 persoane de contact are „asociat” clientul respectiv, şi fiecare din cei 2 reprezentanţi au ca „asociata” înregistrarea cu clientul. Desigur, reprezentanţii pot avea şi alţi clienţi asociaţi.

Aceste asocieri („legări de înregistrări între ele”) se fac la editarea legăturilor. Se mai foloseşte şi termenul „înregistrări referite” de o altă înregistrare, de exemplu clientul referă cele 3 persoane de contact, iar cele 3 persoane de contact referă clientul respectiv.

Revenind la meniul de context, ultimele două mari secţiuni din acesta sunt

- crearea de înregistrări asociate la înregistrarea selectată

- dacă sunteţi pe un client, puteţi crea orice înregistrare care se poate asocia cu un client, în cazul de faţă persoană de contact, reprezentant, discuţie sau categorie

- programul va crea o înregistrare nouă de tipul dorit, similar cu crearea unei înregistrări goale, însă la informaţia de legături cu alte înregistrări, va avea gata completată informaţia de legătură cu înregistrarea de la care aţi pornit crearea acestei a doua înregistrări

- restul procesului de editare este similar cu orice adăugare sau editare (modificare).

- listarea înregistrărilor asociate la înregistrările selectate

- puteţi selecta una sau mai multe înregistrări

- programul vă va afişa lista de înregistrări asociate cu înregistrarea selectată sau cu înregistrările selectate

- această opţiune este utilă în a vă „urmări ideile” de la un tabel la altul.

Acestea au fost operaţiile elementare cu datele, care sunt în general valabile la toate informaţiile din program, cu mai multe sau mai puţine opţiuni, în funcţie de caz.

Datele auxiliare sau de suport

Aceste informaţii sunt necesare pentru funcţionarea programului şi reprezintă informaţii auxiliare, cum ar fi utilizatorii, drepturile de acces, filtrele, şamd. Accesul la ele se face prin butoanele „Diverse” şi respectiv „Administrare” din bara de sus a ferestrei principale. Aveţi secţiunile mai jos.

client_meniu_diverse client_administrare

Opţiuni din meniul Diverse

Mesajele între utilizatori

Programul permite comunicarea între mai mulţi utilizatori cu ajutorul mesajelor. Aceste mesaje nu sunt echivalentul unui sistem de chat şi nici nu trebuie folosite ca atare, ele se referă strict la comunicări importante între utilizatori, la sarcini de efectuat, şamd.

client_mesaj

client_mesaj_useri

Un mesaj conţine mai multe părţi:

- subiectul: 50 de litere care descriu subiectul mesajului

- conţinutul: 200 de litere în care se descrie succint mesajul

- dacă este declanşat sau nu: dacă acest mesaj va fi adus la cunoştinţa destinatarilor, se recomandă să lăsaţi bifat

- imagine: mesajul poate fi asociat cu o imagine sugestivă, prin click pe cuvântul Imagine

- prioritate: informaţie despre prioritate, aveţi de ales între 6 niveluri, în funcţie de urgenţa sarcinii la care se referă

- sunet: dacă afişarea mesajului la destinatari să fie acompaniată de un sunet sau nu

- pentru userii: se referă la destinatarii mesajului respectiv; orice mesaj poate fi trimis la unul sau mai mulţi utilizatori, sau chiar la toţi, după cum reiese din a doua fereastră de mai sus. Veţi avea o listă cu utilizatorii disponibili (nu este necesar să fie logaţi în sistem în acel moment) din care veţi bifa destinatarii.

Prin apăsarea butonului Ok, mesajul se va trimite la utilizatorii specificaţi, şi va fi afişat la mesaje şi alarme declanşate, care este descris mai jos.

În cazul în care utilizatorii nu sunt logaţi în sistem, ei vor vedea mesajele trimise către ei la următoarea logare.

Toate mesajele se salvează în arhiva de mesaje.

În cazul în care a fost specificat acest lucru, mesajele se trimit şi prin e-mail pe adresele dorite ale utilizatorilor programului.

Alarmele (în engleză, „reminders”)

Un utilizator poate stabili, pentru sine şi/sau pentru alţi utilizatori, alarme care să se declanşeze la anumite momente dorite, stabilite în alarmă sau dependente de o anumită informaţie dintr-o înregistrare.

client_alarma

client_alarma_moment

O alarmă conţine mai multe părţi:

- nume, similar cu subiectul mesajului

- informaţii, similar cu conţinutul mesajului

- tipul alarmei, care poate fi

- independentă, adică se declanşează la momentele alese de utilizator

- asociată cu o înregistrare, adică se declanşează la un anumit moment, dintr-un câmp al unei înregistrări, cum ar fi ziua de naştere a unei persoane de contact; când se modifică ziua de naştere a persoanei, alarma se va declanşa automat în noul moment stabilit

- dacă alarma se declanşează sau nu; puteţi lăsa valoarea implicită, da

- puteţi stabili o imagine, prioritate şi sunet, ca la mesaj

- fiecare alarmă se comportă de fapt ca două alarme diferite, care se declanşează după specificaţii diferite, care se configurează în momentele de declanşare

- după cum puteţi vedea în imaginea din dreapta mai sus, puteţi stabili momentele de declanşare în mai multe moduri:

- momentul poate fi specificat de utilizator, sau după un câmp din înregistrarea asociată

- tipul declanşării, care relativ la momentul respectiv poate fi

- o singură dată – alarma se declanşează o singură dată, la momentul specificat

- avertizare de N ori cu câte M intervale înainte: generalizarea cazului precedent, spre exemplu puteţi pune alarma să se declanşeze de 5 ori cu câte 2 săptămâni înainte, inclusiv în momentul final, ceea ce va declanşa alarma cu 8,6,4,2 săptămâni înainte, şi la momentul final

- periodică, de exemplu în fiecare an în data respectivă, sau în fiecare Joi la ora 17:45, dacă momentul specificat cade într-o joi, şi conţine ora 17:45

- la fel ca la mesaj, puteţi adresa alarma mai multor utilizatori, care o va primi fiecare separat

Tot similar ca la mesaje, dacă utilizatorii nu sunt logaţi în sistem aceştia vor vedea alarmele (dacă ele se declanşează) când se vor loga, şi acestea se pot trimite prin e-mail.

Alarmele declanşate şi mesajele primite

client_alarme_mesaje_declansate

Această fereastră se poate afişa fie din opţiunea Diverse, fie se va afişa automat la pornirea programului, sau la declanşarea unei alarme sau primirea unui mesaj.

Fereastra conţine alarmele şi mesajele care trebuiesc citite, în atenţia utilizatorului curent. Vizualizarea alarmelor şi respectiv mesajelor se face din apăsarea pe butonul corespondent.

În colţul din dreapta-sus sunt patru butoane, care „lipesc” această fereastră de colţurile ecranului, pentru a o poziţiona mai uşor. Poziţia ferestrei şi dimensiunea ei vor fi salvate automat, şi ea va fi afişată data viitoare în acelaşi loc.

Din lista de alarme declanşate sau respectiv mesaje primite, puteţi face următoarele operaţii:

- selectarea lor, pentru a executa operaţii pe acestea

- recitirea lor (cererea din server a noilor alarme declanşate şi mesaje trimise); acest lucru se face şi automat, la un interval de timp specificat în fişa utilizatorului, sau se poate face manual de aici

- afişarea conţinutului complet: în cazul în care conţinutul nu încape în ecran, cu dublu-click sau cu butonul Afişează se va afişa conţinutul alarmei/mesajului într-o fereastră separată

- răspunde (valabil doar pentru mesaje) poate crea un mesaj-răspuns la mesajul selectat

- „am văzut” va raporta alarma sau mesajul ca citite, şi ele nu vor mai fi afişate în această listă dar el vor continua să existe în lista de alarme şi de mesaje din baza de date; în cazul alarmei, aceasta va continua să se declanşeze automat când este cazul

- ştergerea alarmelor şi mesajelor este ireversibilă, ele vor dispărea atât din fereastra de declanşate cât şi din baza de date (cu excepţia mesajelor, care se vor păstra în arhivă); folosiţi această opţiune doar dacă alarma nu mai trebuie să se declanşeze sau mesajul nu mai este folositor.

Nu este necesară închiderea acestei ferestre pentru a lucra în continuare în modulul Client. Puteţi păstra fereastra afişată, dacă doriţi, şi continua lucrul în program.

Modulul de newsletter (scrisoare informativă către clienţi sau potenţialii clienţi)

Oricare utilizator poate crea o listă de mesaje de trimis. Administrarea acestora se face doar de către utilizatorii de tip administrator, şi este tratată la instrumentele de administrare.

Folosind lista de clienţi sau orice listă de adrese de e-mail, puteţi configura programul să trimită la fiecare din adresele dorite o scrisoare (e-mail) cu conţinutul dorit. După poziţionarea pe tabelul dorit (de exemplu clienţi), puteţi iniţializa o nouă serie de trimiteri, cu opţiunile (mai jos):

- cu adresele din toate înregistrările din listă

- cu adresele doar din înregistrările selectate din lista curentă (de exemplu doar clienţii selectaţi cu bara, din tabelul de clienţi); în aceste două cazuri, trebuie să specificaţi care câmp din tabelul din care trimiteţi newsletter conţine adresa de e-mail

- cu o listă goală de adrese – de exemplu, dacă introduceţi adresele manual sau dintr-un fişier

client_newsletter_setari

client_newsletter_main

După acest pas, veţi avea o machetă de introducere a unei noi serii de trimiteri, ca în imaginea de mai sus.

Opţiunile sunt:

- nume job: stabiliţi un nume (preferabil unic) al acestei trimiteri, eventual puteţi asocia un număr, de exemplu oferta de primăvară nr. 1

- activ: dacă această serie se va trimite imediat sau o salvaţi şi o veţi trimite mai târziu

- expeditor, email, reply-to, server, port, user şi parola se referă la setările efective de e-mail; aceste setări sunt copiate iniţial din configurarea modulului Server (configurarea pentru accesul la serverul SMTP pentru trimiterea alarmelor şi mesajelor prin e-mail) dar se pot personaliza pentru fiecare serie în parte

- subiect va fi subiectul mesajului primit de client/potenţial client

- prioritatea va fi prioritatea mesajului e-mail

- temporizare: puteţi specifica un număr de secunde între trimiterile de email-uri, pentru a nu supraîncărca reţeaua; 0 secunde înseamna trimiterea mesajelor unul după altul la fiecare destinatar din listă

- adresele de e-mail la care se vor trimite mesajele

- dacă aţi ales opţiunea, această listă va fi iniţializată cu adresele de e-mail din lista de clienţi (de exemplu) selectată

- pentru a adăuga adrese, folosiţi semnul plus; în fereastra apărută veţi putea scrie adrese de e-mail, executa Paste, sau citi din fişiere text externe liste de asemenea adrese; apăsaţi Ok pentru adăugare

- pentru a şterge adrese, din lista de adrese selectaţi cele dorite si apăsaţi pe minus

- pentru fiecare serie, puteţi stabili un număr maxim de 10.000 de adrese; dacă aveţi mai multe adrese în lista dorită, creaţi mai multe serii succesive

- adresele de e-mail vor fi unice, adică dacă veţi introduce de mai multe ori aceeaşi adresă, doar un singur exemplar va fi păstrat, şi e-mail-ul se va trimite deci o singură dată la acea adresă

- conţinutul e-mail-ului

- e-mail-ul trimis la fiecare dintre adrese poate fi alcătuit din text simplu sau din conţinut html

- limita este de 100 kb pe mesaj, limită mai mult decât rezonabilă; recomandarea noastră este să trimiteţi un mesaj de maximum 25 kb în general, cu imaginile ne-conţinute în acesta, stocate pe un site la care veţi face referire (link)

- pentru a încărca conţinutul mesajului dintr-un fişier text sau html, apăsaţi pe CD-ul galben şi alegeţi fişierul

- puteţi modifica şi dumneavoastră conţinutul, şi vizualiza rezultatul în secţiunea vecină.

Programul (prin modulul Server) va trimite pe rând, folosind opţiunile specificate, fiecare din listele de e-mail, în ordinea în care acestea sunt introduse. La nivel de serie de trimitere, la fiecare dintre trimiteri, programul va nota la fiecare adresă , când a încercat să trimită e-mail la acea adresă, şi dacă s-a reuşit trimiterea. Reuşita trimiterii nu înseamnă şi primirea efectivă la adresa specificată, care poate să nu aibă loc din diverse motive. Cel mai probabil, eşecurile se vor întoarce la adresa de e-mail specificată la repy-to. Acest lucru nu depinde de program, ci de comunicarea e-mail în general.

La editarea unei serii existente, informaţiile despre momentul trimiterii şi succes vor apărea în lista din stânga-josul ferestrei. Numărul total de adrese, mailuri trimise, mailuri cu eroare, sau mailuri rămase de trimis va fi afişat deasupra acestei liste.

Pentru a re-trimite toate mailurile sau doar mailurile cu erori de trimitere, apăsaţi pe butoanele de deasupra listei. Cel cu săgeată roşie va retrimite cele cu erori, cel cu săgeată albă va retrimite toate e-mail-urile.

Desigur, dacă apăsaţi Renunţ, modificările nu vor fi salvate, iar dacă apăsaţi Ok, acestea se vor stoca în baza de date.

Rapoartele arborescente

Denumirea acestor rapoarte este traducerea din limba engleză pentru „treeview” sau „tree report”.

Aşa cum le sugerează numele, puteţi urmări organizarea logică a informaţiilor din program şi a legăturilor dintre aceste informaţii printr-o schemă sau diagramă de tip arbore, având ca „rădăcină” înregistrările selectate şi ca „ramuri” şi „frunze” înregistrările legate prin referinţă de „rădăcină” sau de „ramurile mai groase”. Frunzele, ramurile şi rădăcinile se mai numesc şi „noduri”.

Ca un exemplu de arbore în Windows, dacă deschideţi „My Computer” , veţi vedea unităţile de disc locale şi de reţea care sunt rădăcinile, folderele din acestea care sunt ramuri şi subramuri, şi fişierele, care sunt frunzele acestui „copac” virtual. Discurile sunt nodurile-rădăcină, folderele sunt nodurile intermediare, şi fişierele sunt nodurile finale.

Aceste rapoarte se configurează (similar cu filtrele, spre exemplu) integral de către utilizatori, şi pot conţine orice informaţii, filtrate şi sortate după orice criterii. Folosirea acestora este la latitudinea utilizatorilor.

Citirea rapoartelor arborescente (a unei scheme de generare)

În mod similar cu majoritatea informaţiilor din program, puteţi defini un număr nelimitat de asemenea rapoarte, şi puteţi efectua aceleaşi operaţii ca în cazul celorlalte date: crearea de înregistrări, vizualizarea, sortarea, filtrarea, ştergerea, şamd. Atunci când configuraţi un asemenea raport, indicaţi programului scheletul pe care să construiască raportul efectiv.

Pentru a explica citirea unui raport arborescent, am ales modelul CRM, pe care vom explica un caz concret. Vom defini o schemă care să arate clienţii selectaţi şi discuţiile (principale) purtate cu aceştia, precum şi persoanele de contact şi reprezentanţii responsabili de clienţii respectivi. În cadrul discuţiilor vom afişa atât câmpuri din discuţia în sine, cât şi categoriile din care fac parte, reprezentanţii care le-au purtat, şi cei în a căror atenţie au fost create.

client_raport_arbo_citire

Numele raportului arborescent este recomandabil să fie unic, şi explicit, deoarece el va fi afişat în meniurile de context din tabelele de date.

Per total raport generat, puteţi limita numărul de înregistrări şi puteţi fi anunţaţi dacă raportul s-a oprit din această cauză (deşi ar mai fi fost înregistrări de afişat),

Pe fiecare nivel de raport (nivel de „ramuri” sau „frunze”) puteţi limita numărul maxim de înregistrări (separat de limitarea pentru total, cum ar fi numărul maxim de discuţii de inclus la un client), la numărul maxim de înregistrări specificat în filtrele aplicate pentru aceste ramuri (sau fără limitare, dacă acele filtre nu au o limitare explicită – vezi definirea filtrelor).

În caseta denumită „Ierarhie” veţi crea o rădăcină, mai multe ramuri, şi frunze, iar proprietăţile acestor noduri se vor stabili în grupul de controale „Caracteristici nod selectat”.

Pentru a crea un nou nivel în arbore, selectaţi nivelul sub care doriţi să creaţi noul nivel (sau niciunul, în cazul rădăcinii), şi apăsaţi pe semnul plus (de culoare verde). Va apărea un nou „nod” neiniţializat. Pentru a defini informaţiile afişate din nod, selectaţi-l din lista de ierarhii, iar în dreapta îi veţi stabili proprietăţile. În cazul rădăcinii, veţi stabili tabelul de pe care se porneşte generarea raportului (de exemplu Clienţii), iar în celelalte cazuri veţi stabili care câmpuri vor face tranziţia de la rădăcină la nod (adică pe baza cărei legături între informaţii se vor afişa nodurile respective).

După ce aţi stabilit tabelul sau câmpul referinţă, puteţi alege din lista din dreapta „Toate câmpurile”, cu dublu-click sau apăsând pe săgeata albastră, câmpurile care doriţi să fie afişate în linia în care apare informaţia din nod – pe nodul pe care este poziţionat exemplul, la fiecare dintre Discuţii vor apărea câmpurile Identificare internă, Data şi ora, şamd. Pentru a scoate câmpuri din afişare, selectaţi câmpurile dorite din lista de câmpuri afişate, şi executaţi dublu-click pe ele sau apăsaţi pe săgeata roşie de sub săgeata albastră. Pentru a modifica ordinea de afişare a câmpurilor, folosiţi săgeţile roşii verticale de lângă lista de câmpuri afişate.

În exemplu, un client poate să refere mai multe discuţii purtate cu el. Pentru ca raportul să fie mai precis, puteţi stabili un filtru pentru aceste discuţii (să nu vă afişeze în arbore toate discuţiile purtate vreodată cu acel client, ci doar cele care corespund filtrului). Tot în filtru puteţi stabili şi modul de sortare al informaţiilor (al discuţiilor între ele), care va fi aplicat la nivelul nodurilor de pe acelaşi nivel (adică în acest caz al discuţiilor).

Pentru a schimba ordinea nodurilor de pe acelaşi nivel (în exemplu, Discuţiile, Persoanele de contact şi Responsabilii clientului) folosiţi săgeţile roşii de deasupra Ierarhiei definite. Acest lucru va determina în exemplu ca întâi să se listeze toţi reprezentanţii responsabili, şi apoi discuţiile, sau invers, în funcţie de ordinea aleasă.

Ştergerea unui nod va şterge şi toate nodurile de sub acesta. Dacă un nod are şi subnoduri, atunci câmpul referinţă sau tabelul de bază nu se mai pot modifica. Pentru a le modifica, este necesar să ştergeţi nodurile de sub nodul dorit, pentru că acestea au fost determinate tocmai de tipul nodului superior, şi nu vor mai avea sens dacă tipul nodului se schimbă.

Dacă bifaţi caseta cu ţinerea cont de numărul maxim de înregistrări din filtre, şi spre exemplu în filtrul de la discuţii este definit un maxim, atunci se vor afişa doar primele N discuţii, N fiind definit în filtru, şi se va trece mai departe la Persoanele de contact şi Responsabili. Ordinea de citire este exact ordinea cronologică de scriere a informaţiilor în baza de date.

După ce aţi definit o schemă de generare a unui raport arborescent (sau mai multe), aceste scheme se vor vedea în meniul de context pe înregistrări. La crearea unor schelete noi de rapoarte arborescente, schimbarea nu este imediată, ci este necesară o recitire a schemelor de filtre, sau o ieşire şi intrare în program.

Solicitarea rapoartelor arborescente

Odată creată o schemă de generare, raportul arborescent se poate solicita din meniul de context pe o înregistrare, din secţiunea specifică. Acolo veţi găsi toate rapoartele arborescente care privesc tabelul curent.

client_raport_arbo_apelare

Raportul se va executa pentru toate înregistrările selectate (una sau mai multe, după caz), fiecare dintre acestea constituindu-se într-o rădăcină. Pentru fiecare rădăcină, se va respecta ierarhia stabilită pentru afişare şi limitările punctuale şi totale de număr de înregistrări.

Fereastra de afişare a rapoartelor arborescente

După generarea raportului, va fi afişată o fereastră similară cu cea de mai jos. Această fereastră a fost generată pe baza raportului demonstrativ explicat mai sus. Observaţi că pentru Clientul 1, s-au purtat două discuţii, fiecare având specificaţiile solicitate, şi având afişate exact criteriile şi câmpurile incluse în schema de generare. Deşi în schemă s-au specificat „Discuţiile” o singură dată, acest lucru nu înseamnă că va fi inclusă în raport o singură discuţie, ci înseamnă „arată discuţiile”, eventual filtrate după mai multe criterii.

client_raport_arbo_afisare

Afişarea raportului se comportă similar cu afişarea folderelor din Windows, puteţi selecta linii din acesta, şi puteţi închide sau deschide noduri.

Observaţi în partea din dreapta o bară de instrumente similară cu cea din fereastra principală, cu aceleaşi funcţii. Înregistrările din raport se pot vizualiza, edita, şterge, căuta, sau întregul raport se poate exporta în format html.

Pentru a căuta un text, scrieţi-l în caseta din josul ferestrei. Pentru a închide sau afişa caseta de căutare, folosiţi binoclul din partea din dreapta a ferestrei.

Fereastra se poate redimensiona sau maximiza pe întreg ecranul.

Pentru a reveni în modul normal de lucru, închideţi fereastra.

Rapoartele generale

Acestea se vor detalia într-o secţiune specială.

Opţiuni din meniul Administrare

În funcţie de tipul de utilizator cu care sunteţi logaţi, aceste opţiuni vor fi afişate diferit. La administratori, vor fi afişate aşa cum apar în imagine, la celelalte tipuri, vor fi disponibile doar opţiunile de administrare utilizatori, filtre, şi filtre favorite.

Userii – utilizatorii

Editarea utilizatorilor se face diferit în funcţie de tipul de utilizator cu care sunteţi logaţi. Mai jos, în stânga aveţi opţiunile editate de un utilizator cu rang de administrator, şi în dreapta opţiunile restrânse ale unui alt tip de utilizator. De asemenea, un utilizator de tip administrator poate edita opţiunile oricărui alt utilizator, dar utilizatorii de alt rang nu pot edita decât opţiunile proprii, şi restrânse.

client_user_editaresimpla

Vom face descrierea opţiunilor pentru fereastra de sus, deoarece opţiunile din a doua fereastră sunt un subset al acestora.

- nume şi parola descriu identificarea utilizatorului în sistem (sunt aceleaşi care sunt folosite pentru logare)

- e-mail: adresa la care, dacă se doreşte, se pot trimite prin e-mail alarmele şi mesajele

- prioritate: un număr între 1 şi 10; cu cât prioritatea este mai mare, cu atât cererile utilizatorului respectiv sunt procesate mai curând de către server (în cazul suprasolicitării acestuia)

- tip: aveţi de ales între administrator, utilizator şi vizitator; drepturile cele mai mari sunt ale administratorilor, care au acces oriunde în program; utilizatorii şi vizitatorii nu au dreptul de a efectua unele operaţii de administrare şi de a stabili drepturi legate de securitatea datelor

- schema de filtre favorite: va fi descrisă mai jos, la filtre favorite

- schema de drepturi de acces: în partea de jos a ferestrei veţi vedea că puteţi stabili ce drepturi generale de lucru are utilizatorul respectiv pe datele esenţiale din program, şi accesibile în principiu tuturor utilizatorilor; aceasta este de fapt o schemă de drepturi de acces, care, după cum veţi vedea mai jos se poate generaliza şi aplica mai multor utilizatori simultan; astfel, puteţi organiza utilizatorii în grupuri de drepturi şi stabili pentru toţi aceeaşi schemă

- subalterni: se pot adăuga aici până la 10 subalterni; pe baza acestei relaţii, se pot stabili drepturi de acces din program, pentru programarea la comandă

- intervalul de verificare a alarmelor: între 2 şi 60 de minute, este intervalul la care modulul Client în care s-a logat acel utilizator întreabă modulul Server dacă sunt alarme declanşate noi

- în cazul în care sunt alarme noi, acestea se pot sau nu afişa în fereastra de alarme declanşate (adică, acea fereastră se afişează sau nu automat; dacă se afişează manual, va conţine oricum alarmele declanşate)

- dacă alarma are un sunet asociat, acesta poate fi suprimat aici, dacă se doreşte

- se specifică şi dacă alarma se trimite sau nu prin e-mail

- tot aici se stabileşte şi accesul utilizatorului alarme, dacă le poate vedea/modifica pe toate, doar care îl privesc, sau doar care sunt în acelaşi grup de drepturi (grupul de drepturi de acces descris mai sus)

- aceleaşi setări sunt valabile şi pentru mesajele trimise între utilizatori

- ca drepturi suplimentare, se poate permite/interzice unui utilizator să copieze text în Clipboard, sau să captureze ecranul folosind tasta Print Screen; acestea sunt setări care se pot aplica pentru utilizatorii cu înclinaţia de a sustrage date din firmă

- înregistrările asociate: vor fi descrise imediat mai jos

- drepturile de acces generale la fişiere descriu operaţiile care utilizatorul are voie să le facă asupra diferitelor tipuri de date

- drepturile se modifică făcând click pe fiecare celulă de drept Da/Nu, care va inversa valoarea celulei

- pentru modificare generică a unui drept se face click pe capul de coloană dorit

- pentru modificarea generică a drepturilor pentru o anumită tabelă de date, se face click pe numele tabelului, ceea ce va inversa şi regulariza valorile de pe acea linie.

În secţiunea de autentificare am tratat şi problema utilizatorilor care din diverse motive au rămas logaţi în program deşi modulul Client nu mai comunică sau nu mai funcţionează.

Înregistrările asociate pentru un utilizator

Această opţiune permite atât uşurarea şi controlul lucrului, cât şi stabilirea unor drepturi de acces suplimentare.

În program, utilizatorii sunt un tip de date aparte, cu drepturi şi responsabilităţi, dar ei corespund în fond cu persoane reale, în cazul modelului CRM cel mai adesea cu reprezentanţi, sau mai rar cu persoane de contact de la clienţi sau chiar cu clienţi în sine.

Asocierea utilizatorilor cu înregistrări efective din baza de date permite de exemplu modelarea datelor conform frazelor „utilizatorul aura este reprezentantul Aura Vasiliu”, „creează un nou client, de care mă ocup eu”, „arată-mi discuţiile purtate de mine sau care mă privesc”.

client_asociere_inregistrari

La editarea asocierilor, veţi vedea o fereastră similară cu cea de mai sus, în care în stânga veţi avea lista tabelelor din baza de date, iar în dreapta opţiuni pentru fiecare tabel. Selectând din lista din stânga un tabel la un moment dat, veţi putea edita opţiunile de asociere a utilizatorilor cu înregistrări din acel tabel.

Stabilirea înregistrărilor asociate vă permite să asociaţi un maxim de 10 înregistrări din acel tabel cu utilizatorul curent. În mod obişnuit, se foloseşte asocierea cu o singură înregistrare, respectiv un reprezentant, un contact sau un client. Ca în exemplu, utilizatorul aura poate fi asociat cu reprezentantul Aura Vasiliu.

Stabilirea înregistrărilor asociate se face ca la editarea legăturilor unei înregistrări cu alte înregistrări.

Odată înregistrările asociate (una sau mai multe, maxim 10), acestea vor fi completate automat la crearea unei noi înregistrări (în exemplu, la adăugarea unui client nou, la reprezentantul care se ocupă de acel client va fi trecută automat Aura Vasiliu). Această setare poate fi sau nu respectată de utilizator, şi se pot defini reguli despre această asociere.

- doar valoare de sugestie: asocierea este o simplă propunere, care nu afectează în nici un fel lucrul cu programul; aceasta este setarea recomandată

- cel puţin una dintre înregistrări: înregistrarea se consideră că priveşte utilizatorul curent dacă cel puţin una dintre înregistrările definite ca fiind asociate (de obicei una singură, dar este descris aici cazul general) apare ca legată de o anumită înregistrare; ca exemplu, discuţia 2442 se consideră că priveşte utilizatorul curent dacă conţine o referinţă la reprezentantul Aura Vasiliu

- cel puţin înregistrările asociate: o înregistrare priveşte utilizatorul curent dacă toate înregistrările de la acel capitol apar referite în înregistrare; în exemplu, dacă asociem un utilizator cu doi reprezentanţi, o discuţie se consideră că priveşte acel utilizator dacă aceasta referă cel puţin pe cei doi reprezentanţi asociaţi

- doar înregistrările asociate: referă strict înregistrările asociate userului curent

Dacă înregistrările nu sunt asociate unui utilizator sau nu il privesc, acesta poate fi blocat în a le modifica sau şterge, deoarece poate interfera cu munca altor utilizatori.

Dacă la editarea unei înregistrări, aceasta nu îndeplineşte criteriul de asociere conform unei specificaţii din cele trei de mai sus, salvarea aceasteia se poate bloca (se afişează un mesaj corespunzator şi utilizatorul este readus în editare), sau, restricţie mai relaxată, se poate doar avertiza utilizatorul de faptul că nu este corect asociată cu acesta, şi se întreabă dacă se revine asupra modificărilor sau se salvează aşa cum este.

Arhiva de mesaje

Aici se salvează toate mesajele trimise de utilizatori, copie la cele din lista obişnuită de mesaje. Diferenţa este însă că doar un administrator poate accesa arhiva de mesaje şi edita/şterge înregistrări din aceasta.

Arhiva este utilă în cazuri cum ar fi următorul: utilizatorul 1 trimite un mesaj la 2, cu o sarcină de făcut. 2, nedorind să execute sarcina, după ce îl primeşte şterge mesajul, şi peste o saptămână când este întrebat dacă a executat sarcina sau nu, susţine că nu a primit niciodată un mesaj de la 1 cu tema respectivă. Arhiva poate lămuri asemenea situaţii, şi mai mult decât atât.

Importul de date externe

Această operaţie se recomandă a fi efectuată cu precauţie, şi în general doar la iniţializarea lucrului cu programul, la achiziţie sau instalare. Neefectuată corect, poate genera pierderi de date sau haos în informaţii.

Importul se poate face din fişiere format Microsoft Excel (.xls). Programul trebuie să fie instalat pe calculatorul unde se face importul de date. Dat fiind faptul că Microsoft Excel poate importa în tabelele sale o varietate de formaturi de date, în practică puteţi converti fişierele pe care le aveţi într-un xls satisfăcător, şi pe acesta din urmă importa în program.

import_main

Pasul 1 constă în alegerea fişierului cu informaţiile de importat. Acesta se va specifica, Microsoft Excel va fi deschis în fundal, şi în cazul în care deschiderea a reuşit, la pasul 2 veţi stabili care coloane din Excel corespund câmpurilor din program pentru acele tipuri de date. Selecţia câmpurilor din program se face cu click pe linia respectivă şi alegerea din lista afişată.

În pasul 3, specificaţi dacă importul de date se face din primul rând din tabela Excel, sau din al doilea. Diferenţa constă în prezenţa numelor coloanelor. Dacă primul rând conţine numele coloanelor, importul trebuie efectuat începând cu rândul doi. Dacă în tabela Excel aveţi informaţii încă din prima linie, importaţi astfel.

Importul se poate face după două metode diferite:

- importul simplu

Importul se poate face de la înregistrarea pe care eraţi poziţionaţi în tabel (atenţie, în tabelul nefiltrat şi nesortat, deoarece aceea este ordinea fizică a înregistrărilor), peste conţinutul efectiv, sau la capătul fişierului/tabelului, prin adăugarea de înregistrări. În mod obişnuit trebuie să folosiţi doar a doua opţiune, prima fiind folosită numai în cazul în care s-a înregistrat un eşec anterior la import şi doriţi să repetaţi operaţia cu exact aceleaşi date. În acel caz, vă poziţionaţi pe prima înregistrare importată şi repetaţi importul de date.

Atenţie, alegerea incorectă a acestei opţiuni va distruge cu certitudine datele dumneavoastră.

- importul dupa un câmp care este considerat identificatorul unic al înregistrării

Este metoda recomandată pentru import, şi permite import succesiv al datelor peste cele vechi, pe baza unei identificări unice. Pentru modelul CRM, spre exemplu, importul clienţilor se poate face după nume sau după CIF, care trebuie să fie nevide şi unice. În acest caz, atunci când se importă înregistrările, se verifică dacă acel nume sau CIF există deja între clienţi. Dacă există, atunci înregistrarea nu se adaugă, ci, dacă este bifată opţiunea, se updatează înregistrarea veche. Înregistrări noi se adaugă doar dacă nu se găseşte deja o înregistrare conform criteriului de unicitate, şi este bifată opţiunea de adăugare a înregistrărilor inexistente.

În acest mod, se pot importa toţi clienţii de fiecare dată, programul adăugând doar clienţii noi, şi modificând datele clienţilor existenţi deja.

Pasul 4 reprezintă importul efectiv, care va porni la apăsarea butonului Importa. Trebuie să vă asiguraţi prin toate mijloacele, că nici un alt utilizator nu lucrează în acel moment în tabela în care importaţi. Cel mai bine ar fi să vă asiguraţi că nici un alt utilizator nu mai lucrează în program pe durata importului de date. De asemenea, se recomandă insistent salvarea datelor înainte de a face operaţia de import.

În cazul în care au fost înregistrate erori, acestea se vor afişa într-o listă specială, şi se vor putea salva pe disc pentru consultarea ulterioară şi corectarea datelor.

Schemele de import

Pentru a automatiza setarea opţiunilor de import, acestea se pot salva sau încărca, prin apăsarea butonului Config din colţul stânga-sus al ferestrei. Va fi afişată o fereastră ca cea de mai jos.

import_scheme

Schemele de import vor conţine şi fişierul la care se referă importul, aşadar atunci când doriţi să folosiţi o schemă salvată anterior, fişierul xls trebuie să existe deja în locul în care se afla atunci când aţi salvat schema de import. Puteţi salva schema curentă cu un nume nou (în caseta Nume), sau peste o schemă anterioară (prin selectarea unei scheme din listă), puteţi folosi o schemă salvată anterior, sau o puteţi şterge. Folosirea unei scheme (încărcarea ei în program) va restabili setările iniţiale în măsura în care acestea sunt posibile (fişierul trebuie să existe deja, şi să aibă aceeaşi structură de câmpuri/coloane cu cel pe baza căruia aţi salvat schema de import).

Schemele de drepturi de acces general

Am văzut cum la editarea de către un administrator a utilizatorilor, se pot stabili drepturi generale de acces, referitor la informaţiile din fiecare tabel de date.

Aceste drepturi se pot sintetiza într-o informaţie separată, numite scheme de drepturi de acces. Editarea lor se face la fel ca editarea din utilizator a drepturilor corespondente.

client_drept_acces_general

După stabilirea în schemă a drepturilor, schema trebuie să primească un nume după care va fi identificată.

Revenind la editarea unui utilizator, acesta poate avea asociată o schemă de drepturi de acces, prin selecţia din caseta corespondentă. Asociind o schemă de drepturi, aceasta prevalează în faţa setărilor individuale din fiecare user. Altfel spus, dacă un utilizator are asociată o schemă de drepturi de acces general, drepturile sale vor fi stabilite de schemă şi nu de setările din fişa utilizatorului.

Atunci când modificaţi schema de drepturi, acestea se vor aplica la următoarea logare tuturor utilizatorilor care o au asociată.

Definirea schemelor de acces permite organizarea utilizatorilor în „grupuri” de acces, pentru un management mai uşor şi rapid al drepturilor.

Schemele de acces punctual la o înregistrare

Suplimentar cu definirea drepturilor generale, puteţi rafina şi mai mult drepturile de acces la date, prin stabilirea unor drepturi de acces punctual, la fiecare înregistrare în parte. Prin contrast, schemele de acces general stabilesc drepturile la nivel de tabel de înregistrări de acelaşi tip.

client_drept_acces_punctual

În schema de acces punctual, stabiliţi care utilizatori au voie să vizualizeze, modifice şi să şteargă înregistrările la care această schemă se referă. Dacă de exemplu alegeţi ca un anumit utilizator să nu aibă dreptul de a vizualiza o anumită înregistrare, aceasta nu va apărea în nici o listă sau filtrare pe care acesta o solicită. Aşadar, utilizatorul nici măcar nu va cunoaşte existenţa înregistrării.

Aceste scheme se pot aplica pentru orice înregistrare, din orice tabel de date. Asocierea ei cu o înregistrare se face la crearea sau editarea acelei înregistrări.

Modificarea asocierii se poate face doar de către utilizatorul care a creat înregistrarea sau de către un utilizator de tipul administrator.

Schema de acces se aplică imediat, şi modificarea ei are de asemenea efecte imediate (la prima recitire a informaţiilor).

Filtrele pentru înregistrări (rapoarte)

Filtrele pentru înregistrări au exact rolul sugerat de numele lor: ele selectează înregistrările dorite, lăsând la o parte înregistrările care nu vă interesează. „Sita” filtrului îl reprezintă o sumă de criterii de selecţie, care se aplică pe fiecare înregistrare din tabelul curent.

Astfel, filtrele sunt considerate tot rapoarte deoarece au rolul de a vă evidenţia informaţiile esenţiale.

client_filtre

În exemplu, avem un filtru pentru Clienţi, numit clienţi potenţiali, care ne va selecta doar cei care nu sunt clienţii noştri, dar sunt în baza de date.

În primul rând se specifică numele filtrului şi tabelul la care se referă. După aceşti paşi puteţi configura filtrul mai departe.

- arată filtrul la toţi userii va arăta acest filtru la toţi utilizatorii, fără a fi necesară includerea sa într-o schemă de filtre favorite asociată unuia sau mai multor utilizatori

- dacă bifaţi oprire după N înregistrări va selecta doar primele N înregistrări (în ordinea scrierii lor cronologice pe disc, adică ordinea reală a introducerii datelor, indiferent de conţinutul lor); în exemplu, filtrul selectează cel mult 100 de înregistrări care îndeplinesc criteriile dorite

- în cazul în care aţi stabilit o condiţie de oprire după N înregistrări, puteţi să alegeţi ca programul să vă anunţe sau nu de faptul că selecţia a fost oprită la numărul maxim de înregistrări specificat, şi nu pentru că au fost selectate toate înregistrările care îndeplinesc criteriul de selecţie

- Sortare... va sorta înregistrările obţinute în urma filtrării după criteriile dorite; este similară cu sortarea descrisă la interfaţa principală; atunci când lucraţi cu filtre, sortarea din filtru are prioritate în faţa sortării definite în fereastra principală

- condiţiile 1.. 10: se specifică dacă acea condiţie se aplică (se bifează), se stabileşte câmpul asupra căruia se aplică, apoi condiţia de aplicat pe acel câmp, şi, după caz, valoarea sau valorile cu care se vor compara; în exemplu, este o singură condiţie, Client efectiv nu egal cu Da. Adică, arată-mi toate înregistrările din clienţi care nu sunt clienţi efectivi.

- se pot defini maxim 10 condiţii la fiecare filtru (în practică veţi avea nevoie doar de 1-3 condiţii), care se pot aplica toate, fiecare sau cu o formulă de aplicare

- dacă se aplică toate, atunci nu vor trece de filtru decât înregistrările care îndeplinesc toate condiţiile specificate. Dacă se aplică oricare, atunci vor trece de filtru toate înregistrările care îndeplinesc cel puţin una dintre condiţii. Pentru filtrare avansată, se poate specifica o formulă logică, în limba română, de exemplu „((1 sau 2) si (3 sau 4 si 5)) sau 6”, care va fi interpretată conform logicii booleene.

Note

- înregistrările asociate: într-o altă secţiune am descris modul în care se pot asocia utilizatori ai programului cu înregistrări din baza de date, cu exemplul „utilizatorul aura este reprezentantul Aura Vasiliu”; folosind filtrele, puteţi afişa doar înregistrările care au ca reprezentant doar pe sau cel puţin pe reprezentantul asociat utilizatorului curent, şi găsiţi această opţiune la tipurile de condiţii.

- mai mult, odată definit un filtru cum ar fi „arată-mi toate discuţiile care mă au pe mine ca reprezentant”, nu mai este necesar să definiţi alt filtru pentru alt utilizator; acelaşi filtru, aplicat de alt user, care are alte asocieri (de exemplu asociat cu reprezentantul Ştefan Iordache); simpla aplicare a aceluiaşi filtru de către alt user va duce la alte rezultate, în exemplu va arăta discuţiile care îl privesc pe dl. Iordache

- pentru citirea datelor calendaristice, mai există o facilitate: faţă de citirea obişnuită a datelor calendaristice, se poate selecta o dată specială, cum ar fi „astăzi”, „săptămâna asta”, etc. Aceste date speciale au rol în filtre cum ar fi „arată-mi toate prezentările care trebuie să le fac luna asta”. Conceptele „luna asta” sau „astăzi” se referă, în funcţie de data calculatorului, la chiar ziua sau luna curentă. Acelaşi filtru aplicat a doua zi va genera alte rezultate, pentru că va fi un nou „azi”. Astfel, nu trebuie să creaţi un nou filtru pentru fiecare zi sau lună, ci îl puteţi refolosi pe acelaşi.

- datele speciale „în ultimele n zile” se referă la ultimele zile, inclusiv astăzi, iar datele speciale „în următoarele n zile” se referă la zilele care urmează zilei de astăzi (deci fără astăzi); spre exemplu, dacă astări ar fi 20, ultimele 3 zile ar fi 18, 19 şi 20, iar următoarele 3 zile ar fi 21, 22 şi 23.

client_filtre_data

Recomandare: în loc să afişaţi mereu toate înregistrările dintr-un tabel, vă recomandăm să lucraţi cu filtre cât mai des. Acest lucru va face transferul de date mai rapid (veţi aştepta mai puţin după liste), mai ales la accesul prin Internet, vă va arăta doar înregistrările care vă interesează, şi astfel vă veţi putea concentra mai bine pe ceea ce aveţi de făcut.

Schemele de filtre favorite

Filtrele definite se pot accesa/aplica în două moduri: ca filtre independente (la citirea filtrelor, se poate bifa ca filtrul să fie vizibil în afara unei scheme de filtre favorite), sau ca parte dintr-o schemă de filtre favorite pentru unul sau mai mulţi utilizatori.

client_filtre_favorite

Opţiunile de la citirea unei scheme de filtre favorite:

- nume: este identificatorul unic al acelei scheme, cel mai simplu puteţi scrie „filtre pentru....” şi numele utilizatorului

- grupuri: grupurile conţin filtre, şi folosesc la organizarea lor vizuală pentru utilizator; pentru a crea un grup, apăsaţi pe semnul plus şi scrieţi numele grupului în caseta nou apărută (peste textul „grupuri”, deasupra listei de grupuri, va avea fond galben) şi apăsaţi Enter după ce aţi citit numele grupului; numele său poate fi editat mai târziu cu simbolul coală de hârtie plus stilou, sau grupul poate fi şters cu semnul minus

- ordinea grupurilor şi a filtrelor din grup poate fi modificată cu săgeţile de lângă listele corespondente; pentru a lista fitlrele dintr-un grup, selectaţi în stânga grupul dorit

- se pot defini maxim 10 grupuri, cu câte maxim 10 filtre per grup

- în partea de jos a ferestrei, veţi găsi listate toate filtrele definite până acum; pentru a face referinţă la un filtru dintr-un grup, selectaţi grupul, filtrul, şi apăsaţi pe săgeata albastră din dreapta listei de filtre

În interfaţa cu utilizatorul, primul grup de filtre stabilit (care poate fi lăsat gol dacă doriţi) va lista filtrele în meniul principal, şi celelalte grupuri vor reprezenta sub-meniuri. Ordinea grupurilor şi a filtrelor este stabilită aici, la editarea unei scheme de filtre, prin săgeţile roşii.

Filtrele listate în afara unui grup vor apărea tot în meniul principal, dar ca o secţiune separată sub cele din schema favorită.

Pentru a asocia o schemă de filtre favorite unui utilizator, editaţi fişa acelui user (dintr-un cont de administrator) şi asociaţi schema dorită. Schimbarea se va produce la următoarea logare a acelui utilizator.

Tot în meniul de filtre favorite, veţi vedea şi opţiunea: re-citire filtre. Dacă s-au efectuat schimbări în filtrele care apar în afara schemelor de favorite, sau odată schema asociată şi efectuate modificări în ea, nu mai este necesaă re-logarea utilizatorului pentru obţinerea modificărilor la filtre, ci doar o recitire a lor.

Accesul efectiv la filtre, filtre favorite, şi aplicarea lor pe tabele

Pentru a înţelege cum se accesează şi aplică filtrele odată stabilite, vom recurge la un exemplu, pentru modelul de date CRM, dar aceleaşi reguli se aplică la oricare alt model. Am eliminat datele şi butoanele nenecesare pentru ilustrarea modului de lucru.

Filtrele se pot folosi din două locuri, de la fiecare tabel în parte, în exemplu Clienţii, sau toate filtrele de la toate tabelele, de la Favorite.

Pornim de la următorul exemplu:

- am creat 4 filtre favorite, din care 3 pentru clienţi şi 1 pentru discuţiile cu clienţii

- am creat şi asociat userului curent o schemă de filtre favorite, cu două grupuri, anume

- grupul principal referă filtrul „clienţi potenţiali”

- grupul „sub-grup” referă „clienţii mari” şi „discuţiile care mă interesează” (care se referă deci la tabelul de discuţii)

- filtrul „clienţi cu minimum 5 angajaţi” este configurat să apară şi independent de filtre

client_filtre_fav_exemplu

Atunci când faceţi click stânga pe Clienţi, va apărea meniul corespondent, care va conţine:

1. Toate înregistrările: această opţiune va afişa lista tuturor clienţilor (la care aveţi acces). Acelaşi lucru se obţine direct, cu click-dreapta pe

2. În exemplu, un sub-grup, definit al doilea în schema de filtre favorite, care mai conţine filtrul „clienţi mari” (6)

3. Filtrul „clienţi potenţiali” care este referit în primul grup din schema de filtre favorite, grupul aşa-numit principal

4. În a treia secţiune, filtrul independent clienţi cu minim 5 angajaţi

5. Opţiunea de reactualizare filtre, re-citirea lor dacă sunt modificări în schema de filtre sau în filtrele independente.

client_filtre_fav_client_prel

La discuţii, veţi vedea un meniu similar, dar care va conţine partea de schemă de filtre care se referă strict la discuţii. Deci, la fiecare tabel veţi vedea filtrele care privesc tabelul respectiv.

client_filtre_fav_discutii_prel

Cu click pe butonul „Favorite”, veţi obţine reuniunea tuturor filtrelor, care privesc toate tabelele, în acest caz discuţiile şi clienţii, afişate în acelaşi loc în meniurile corespunzătoare. Practic, aici se afişează întreaga schemă de filtre favorite, iar la tabele se afişează doar partea de schemă cu referire la tabelul respectiv.

Selectând un filtru din cele afişate, veţi fi automat poziţionaţi pe tabelul referit, şi se vor lista înregistrările din tabela care corespund acelui filtru.

client_filtre_fav_toate_prel

Administrarea de newsletter (scrisori informative către clienţi sau potenţialii clienţi)

Un utilizator care nu este administrator poate doar crea (adăuga) serii de e-mail-uri de trimis către clienţi sau potenţiali clienţi, în timp ce un utilizator care are nivelul de administrator poate să lucreze cu aceste serii de expediţii, ca şi cum ar fi înregistrări într-un tabel.

client_newsletter_administrare

Se pot efectua mai multe operaţii

- activarea serverului intern de trimitere a e-mail-urilor; acest lucru se poate face şi din modulul Server, la setări, şi înseamnă că programul va începe trimiterea de e-mail-uri către adresele specificate, dacă există serii netrimise şi active

- dezactivarea serverului intern, pentru o activare ulterioară

- administrarea de newsletters, care dezactivează automat şi serverul intern de e-mail-uri, pentru a împiedica pierderile de date (de exemplu dacă se lucrează pe o serie care se expediază în acel moment); lucrul cu aceste newsletters se face în mod obişnuit, la fel cu oricare alte înregistrări, iar editarea şi adăugarea de serii a fost descrisă într-un paragraf dedicat.

- după administrarea de newsletters, serverul intern se poate activa din nou; sau, dacă uitaţi să faceţi acest lucru, el se poate reactiva automat la repornirea modulului Server dacă aţi specificat acest lucru în Setări la Server

Administrarea adreselor blocate (care nu mai doresc primirea de scrisori informative)

Uneori, clienţii sau destinatarii acestor mesaje vor dori să nu mai primească pe viitor notificări de acest tip, să se dez-aboneze de la aceste scrisori informative. Cu acest scop, programul întreţine o listă internă de asemenea adrese, la care se va bloca automat expedierea de mesaje, chiar dacă adresele respective vor apărea între adresele din seriile de trimis. Nu veţi fi anunţaţi de acest lucru, doar că expedierea nu se va efectua.

client_newsletter_blocate

Metoda uzuală pentru dezabonare este trimiterea unui e-mail cu un anumit subiect (ex: „dezabonare”) la o anumită adresă (ex: dezabonare@firma_mea.ro), care se specifică în mesaj. Programul poate culege aceste e-mailuri, şi extrage adresele din ele pentru a fi adăugate în listă. Pentru acest lucru, este necesar să specificaţi serverul de mail de la care se citesc e-mail-urile, portul, protocolul (POP3 este folosit cel mai des), adresa de e-mail la care se trimit aceste cereri de dezabonare, user şi parola pentru citirea acelei adrese de e-mail, şi subiectul mesajului special pentru dezabonare.

Odată specificaţi aceşti parametri, folosiţi butonul Adăugare din e-mail pentru a se citi aceste e-mail-uri şi a adăuga adresele de la care au fost expediate în lista de adrese blocate.

De asemenea, puteţi adăuga scriind în lista din stânga ferestrei, sau citi dintr-un fişier text adrese de adăugat în listă.

La fel ca la adresele din seriile de trimis, acestea vor fi unice, duplicatele se vor şterge automat.

Puteţi goli lista de adrese, cu butonul Golire.

Aplicarea acestei reguli se face la repornirea serverului intern de trimiteri.

Contoarele de date – informaţii generale

Pentru anumite modele de date, programul implementează contoare automate pentru a vă ajuta la înserierea informaţiilor. Ca exemplu, cu ajutorul contoarelor puteţi înseria discuţii în modelul CRM, sau dosare în modelul pentru Avocaţi. Aceste contoare sunt globale, la nivel de bază de date, astfel încât fiecare serie va fi unică (nu vor exista suprapuneri între înregistrările introduse concomitent de mai mulţi utilizatori).

Managementul contoarelor se poate face doar dintr-un cont de administrator, dar folosirea lor este automată indiferent de tipul utilizatorului.

Seriile exprimate de contor pot fi numerice sau alfanumerice.

Spre exemplu, seriile 1, 000001 sau 122134 sunt numerice, iar seriile MS 10 AAA, MS 10 AAB sunt alfanumerice (în acest caz, înserierea autovehiculelor).

Cresterea la seriile numerice se face cu o unitate numerică, adica 1 devine 2, 9 devine 10, 000001 devine 000002, 122134 devine 122135, şamd.

La seriile alfanumerice, se ţine cont de tipul de caracter sau număr care face parte din serie (ca şi cum ai număra în litere sau cifre):

- de la a la z, se creşte cu câte o literă – a devine b, x devine y – şi atunci când se creşte z, se transformă în a şi caracterul precedent se incrementează la rândul său

- de la A la Z, similar

- de la 0 la 9, se procedează ca la numere

- celelalte caractere – spaţii, linii, virgule, puncte, şamd sunt ignorate.

- ca exemplu mai complex, AZ – 99/9.9 – Z999 va deveni BA – 00/0.0 – A000

Campurile care au contor apar în timpul editării cu textul (c) în faţa numelui câmpului – spre exemplu, la modelul CRM, (c) Identificare internă.

Dacă aţi completat o valoare în câmpul care are asociat un contor, atunci se va încerca salvarea înregistrării cu valoarea respectivă, şi nu se va schimba seria de la contor. Dacă lăsaţi câmpul gol (necompletat), atunci programul va completa automat la salvarea înregistrării seria din contor, şi în caz de salvare cu succes, va creşte contorul cu o unitate, conform regulilor de mai sus.

Contoarele de date – administrare

client_contoare

Administrarea contoarelor se poate face doar dintr-un cont de administrator.

În fereastra de administrare, în partea stângă veţi vedea lista contoarelor definite în baza de date (ca linii ale listei), în funcţie de tabelul de date şi de câmpul la care se referă. Făcând click pe fiecare dintre contoarele din listă, în caseta Valoare contor se va afişa seria contorului respectiv. Modificaţi această valoare pentru a modifica seria curentă a contorului. Salvarea valorii se face automat, la selectarea altui contor din listă sau la închiderea ferestrei cu butonul Ok.

Din momentul salvării seriilor (Ok), toate înregistrările care sunt înseriate automat (care nu au câmpurile contorizate completate la adaugarea unei înregistrări) vor continua de la noile serii introduse aici.

Tabelele auxiliare

În funcţie de datele stocate în program, unele casete din date contin valori prestabilite. Exemple de asemenea casete (care apar ca un combo box/list în fereastra de editare): judeţele, tipurile de discuţii, starea discuţiilor, şamd.

Valorile iniţiale sunt completate automat de către program, dar utilizatorul poate modifica oricare dintre listele auxiliare. Listele au forma de text, pe rânduri. Fiecare rând apare în lista din editarea informaţiei respective. Spre exemplu, mai sus, dacă se doreşte modificarea listei de judeţe, se apasă pe editare. Dacă se şterg judeţe (linii de text), se modifică, sau se adaugă, aceste modificări vor fi vizibile în lista de judeţe acolo unde ea apare.

Resetarea setărilor vizuale

Programul reţine automat setările legate de aspectul vizual (poziţiile ferestrelor, ordinea şi lăţimile coloanelor din liste, şamd). Acestea se pot reseta cu acest buton, dacă doriţi să reveniţi la setările implicite –ca şi cum aţi porni prima dată programul.

Tipurile de date din program şi citirile specifice fiecăruia

Pentru citirea mai rapidă a datelor, am standardizat câteva tipuri de informaţii, fiecare cu specificul său.

Pentru a urmări mai uşor care câmp este activ, l-am colorat (doar pe acela) în culoarea galben mai intens, pentru contrast mai bun cu negrul. Celelalte câmpuri vor avea fond alb.

Tipul numeric

Numerele se citesc prin simpla lor introducere în caseta corespunzătoare. În funcţie de caz, acestea pot fi cu sau fără zecimale, şi se acceptă sau nu numere negative. Exemplu: capitalul social.

Tipul alfanumeric (text pe o linie)

Se introduce ca orice text obişnuit. Exemplu: numele unui client, sau pagina lui web.

Ca o funcţiune suplimentară a programului, apăsând tasta Ctrl (sau Control) şi mutând cursorul pe un link – la un fişier, o pagină web, o adresă de e-mail – din caseta de editare, veţi vedea o „mânuţă” în loc de săgeata cursorului, şi făcând click programul va cere Windows deschiderea informaţiei respective. Succesul operaţiei depinde de programele instalate şi disponibilitatea fişierului.

Tipul notiţe (text pe mai multe linii)

De obicei, acest tip de date se foloseşte pentru detalii sau informaţii suplimentare pentru o anumită înregistrare.

Dacă spaţiul vizual rezervat în înregistrare este insuficient, faceţi dubli-click pe casetă şi se va deschide o fereastră dedicată pentru introducerea textului.

client_memo_dedicat

Fereastra este redimensionabilă şi maximizabilă. Atât în dreptul câmpului de tip notiţe cât şi în fereastra dedicată este afişat numărul de caractere rămase din cele alocate pentru această informaţie. Literele şi cifrele în general ocupă un singur caracter, iar tasta Enter produce două caractere (linie nouă şi început linie).

Funcţiunea de salt la un link din text ca la tipul alfanumeric este valabilă şi aici.

Pentru a identifica rapid care casetă este text şi care este referinţă la alte înregistrări (arată similar), observaţi forma cursorului mouse-ului. Acesta are forma de cursor text pentru tipul notiţe, şi de „mânuţă” de indicaţie pentru tipul referinţă la alte înregistrări.

Tipul selecţie text prestabilit

În Windows, caseta dedicată pentru acest tip se numeşte combo-box. În exemplul de mai jos, numele, localitatea şi adresa sunt câmpuri de tip text, iar judeţul şi sectorul sunt casete de selecţie text prestabilit.

client_tipuri_camp_text1

Apăsând pe săgeata din dreapta casetei de editare, vi se vor afişa valorile disponbile pentru acel câmp. În funcţie de caz, puteţi sau nu introduce text diferit de valorile prestabilite.

Scriind primele litere/cifre din text, caseta va completa automat cea mai apropiată valoare prestabilită faţă de textul introdus.

Tipul valoare de adevăr (da/nu)

Este similar cu tipul selecţie text prestabilit, având doar două valori: Da şi Nu. Exemplu: clientul este client efectiv? cu răspuns da/nu. El poate fi client efectiv sau potenţial, conform acestei clasificări.

Tipul dată calendaristică – data, data şi ora, ora

Atunci când trebuie să introduceţi informaţii cum ar fi data naşterii unei persoane, sau momentul (data şi ora) unei întâlniri, acest moment va fi afişat într-o casetă text obişnuită. Nu veţi putea edita direct textul din acea casetă, şi deasupra ei cursorul va avea forma de „mânuţă” folosită şi la navigare pe Internet.

Apăsând pe caseta cu data şi/sau ora respectivă, veţi vedea următoarea fereastră:

client_citire_data

În partea de sus a ferestrei veţi vedea informaţiile despre data calendaristică, şi în partea de jos informaţiile despre oră. În funcţie de caz, data sau ora vor fi active sau dezactivate. Alegerea datei şi orei se face prin selecţia anului, lunii şi zilei (preferabil în această ordine, pentru viteză), şi orei şi minutului din listă.

Ultimele 10 momente folosite (introduse în fereastră şi click pe simbolul unei bife, verde) vor fi afişate în lista de Recent folosite, de unde se pot alege cu un singur click, pentru viteză.

Pentru a închide fereastra, apăsaţi pe butonul Esc (sau Escape), sau pe butonul X roşu, ambele pentru renunţare, sau cu mouse-ul pe bifa de culoare verde pentru acceptarea introducerii.

Legaturi cu alte înregistrări – principiu şi mod de citire

Înregistrările dintr-un tabel pot referi alte înregistrări, din acelaşi tabel sau din altul. Un exemplu pentru modelul CRM este o discuţie care se referă la un client. Pentru a introduce o asemenea informaţie, trebuie să introduceţi mai întâi clientul, şi apoi să îl indicaţi în discuţie. În discuţie nu se va crea efectiv o nouă informaţie legată de client, ci va fi creată o legătură bidirecţională între acea discuţie şi acel client, vizibilă din ambele fişe sau machete de introducere.

În modelul CRM, o discuţie se referă la un singur client dar poate fi purtată de mai mulţi reprezentanţi. Acestea sunt cele două tipuri de legături între înregistrări: 1 la 1 (o discuţie referă un client) sau 1 la n (o discuţie referă n reprezentanţi). Vizual, veţi vedea casetele de introducere a legăturilor 1 la 1 ca având un singur rând înălţime, iar casetele de introducere a legăturilor 1 la n ca având 3 sau mai multe rânduri înălţime. Cursorul va fi în ambele cazuri „mânuţa” de indicare.

Apăsând pe caseta de introducere, se va afişa următoarea fereastră:

client_legaturi

Această fereastră se poate redimensiona sau maximiza.

În lista din stânga, veţi avea înregistrările deja referite în acel câmp, iar în lista din dreapta, toate înregistrările din tabela respectivă.

Pentru selecţia şi poziţionarea rapidă pe o înregistrare, puteţi folosi casetele de căutare rapidă din partea de jos a ferestrei. Ele funcţionează similar cu caseta de căutare rapidă din interfaţa principală. Puteţi căuta înregistrări care conţin sau încep cu un text sau cifre, şi face diferenţă între literele mari şi mici.

Pentru selectarea mai multor înregistrări, folosiţi casetele de bifare (eng: checkboxes) din stânga înregistrărilor sau butoanele cu formă de casetă de lângă liste, din partea de sus, cu rol de „selecţie toate” sau „inversare selecţie”.

Pentru a „muta” referinţele de la disponibile selectate la referinţe efective (din dreapta spre stânga) folosiţi săgeata albastră, şi pentru invers folosiţi săgeata roşie (ca şi cum aţi şterge referinţe).

Dacă este necesară o singură referinţă, atunci la apăsarea pe o referinţă (pe nume, nu pe caseta de bifare) din lista de referinţe disponibile, selecţia şi închiderea ferestrei de citire se vor face automat.

Pentru a muta rapid o inregistrare dintr-o parte în cealaltă, faceţi dublu-click pe aceasta.

Apăsaţi Ok pentru a consolida selecţia sau Renunţ pentru a păstra valorile anterioare.

Tot din aceasta fereastra, puteţi vizualiza sau edita o înregistrare (în exemplul de mai sus, un client). Aceasta se realizează cu click-dreapta pe înregistrarea dorită. Va apare un meniu de context din care selectaţi Vizualizarea sau Editarea.

Exemplu: click dreapta pe Client 2, apare meniul de context, alegeţi Editare. După ce aţi închis fereastra de editare, veţi reveni în editarea anterioară.

Pentru a realiza aceasta operaţiune, fereastra de legaturi va fi închisă, dar veţi fi intrebaţi înainte dacă doriţi sau nu să salvaţi modificările efectuate.

Schemele de afişare şi semnificaţia celor două tipuri de stil

Fiecare înregistrare poate fi colorată sau evidenţiată prin modificări de stil de caractere (font), pentru o mai uşoară identificare sau găsire de către utilizator. Ca exemplu aveţi imaginea de mai jos, care este un fragment dintr-o listă de clienţi. Observaţi că fiecare linie are o altă culoare de fond, altă culoare la text şi alt stil de text (înclinat, îngroşat, etc.).

client_schema_culori_exemplu

Fiecare înregistrare se poate colora independent de celelalte, sau se poate colora din relaţia pe care o are cu alte înregistrări. Colorarea se face din Stilul de afişare care apare la fiecare înregistrare, şi care apăsat afişează fereastra de mai jos.

client_schema_culori

Observaţi două coloane identice de setări, numite Stilul pentru înregistrare şi respectiv Stilulul imprimat ca referinţă sau atribut.

Stilul pentru înregistrare se referă la înregistrarea în sine. Puteţi alege fondul şi culoarea textului, precum şi atributele suplimentare pentru text – îngroşare (eng. bold), subliniere (eng. underlined), înclinare (eng. Italic), sau tăiat orizontal la mijloc (eng. striketrough). Puteţi alege orice combinaţie de atribute.

În caseta de mostră veţi vedea cum va arăta înregistrarea cu atributele specificate. Pentru a pune pe „zero” setările de stil de pe o coloană, apăsaţi pe butonul cu simbolul mulţimii vide din dreapta mostrei.

Stilul imprimat ca referinţă sau atribut se referă la stilul care îl vor avea alte înregistrări, şi anume cele care sunt referinţe la această înregistrare, sau referă această înregistrare.

Ca exemplu, dacă în prima coloană stabiliţi nişte atribute, acelea se vor referi la însăşi înregistrarea. Dacă stabiliţi atribute în coloana 2, şi este vorba de un reprezentant din modelul CRM, atunci înregistrările care referă reprezentanţi: clienţii, discuţiile şi categoriile vor avea ca atribut de afişare ceea ce stabiliţi aici. Astfel, puteţi deosebi vizual clienţii de care se ocupă Aura Vasiliu, cu fond roşu de exemplu, şi clienţii lui Răzvan Dumitrescu, pe fond albastru, fără să setaţi decât cele două înregistrări.

Atributele sunt aditive, în sensul că se suprapun fără să se piardă. Dacă de exemplu înregistrarea are specificaţia „îngroşat”, o înregistrare care o referă are specificaţia la referinţă „subliniat, fond roşu” şi o alta „culoare galbenă”, atunci înregistrarea se va afişa cu text îngroşat, subliniat, de culoare galbenă, pe fond roşu (toate atributele suprapuse).

Din configurarea utilizatorilor se poate scoate afişarea cu scheme de stil, fie pentru viteză fie pentru uniformitate vizuală.

Documentele ataşate unei înregistrări

La majoritatea tipurilor de înregistrări din program se pot ataşa documente (de exemplu, la discuţii în CRM, oferte sau contracte). În fapt, se pot ataşa orice tip de fişiere, până la maxim 100 de fişiere per înregistrare şi fără limită tehnică de dimensiune.

Documentele se pot ataşa din două tipuri de fereastră, fereastra mică, din înregistrare:

client_doc_atasat_mic

sau din fereastra mare, dedicată pentru documente, care este de fapt o extensie a primei. Fereastra se deschide făcând click pe simbolul din dreapta-jos din fereastra de deasupra, hârtia cu un post-it ataşat cu o agrafă:

client_doc_atasat_mare

Vom descrie fereastra mare, dedicată, cea mică fiind o reducţie a acesteia.

În partea stângă-sus a ferestrei veţi vedea lista cu fişierele ataşate în acest moment, cu numele lor, dacă sunt criptate, când au fost adăugate, de către cine, şi dimensiunea lor iniţială.

Pentru a adăuga un fişier / document în baza de date, folosiţi butonul Plus (Adăugare) sau „trageţi” fişierele dorite în listă, puteţi trage şi mai multe simultan. Pentru a salva un fişier, folosiţi butonul cu CD-ul auriu, iar pentru ştergere folosiţi butonul cu semnul minus.

Pentru a vizualiza sau edita un fişier, folosiţi butonul cu lupa suprapusă peste un document. Această vizualizare sau editare va salva automat fişierul în folderul temporar local (de pe calculatorul unde rulaţi modulul Client), şi va încerca deschiderea acestui fişier/document cu programul asociat (de exemplu, fişierele cu extensia .doc cu programul Microsoft Office Word). Aceste fişiere vor fi şterse automat după editarea înregistrării.

Puteţi deschide oricâte dintre fişierele stocate în înregistrare. După terminarea editării (apăsarea butonului Ok în fereastra principală de editare), dacă aţi editat documente din înregistrare, se va afişa o fereastră în care se vor enumera fişierele editate, dimensiunea şi starea lor.

client_doc_atasat_salv

Bifaţi fişierele care doriţi să le salvaţi în înregistrare, şi apăsaţi pe Ok.

Apăsând pe Înapoi, veţi ajunge în fereastra principală de editare.

Putem întâlni mai multe cazuri la editarea fişierelor, în momentul solicitării salvării înregistrării

- fişierele pot fi modificate sau nu; programul va selecta iniţial doar fişierele care au fost aparent modificate în timpul editării

- fişierul a fost editat, şi programul editor a fost deja închis – este cazul cel mai recomandat, şi care nu ridică probleme; fişierul este disponibil

- fişierul a fost editat, şi este încă în editare – poate nu aţi închis fişierul în programul editor, sau acesta s-a blocat

- dacă nu aţi închis fişierul în programul-editor, vă recomandăm să îl închideţi, să apăsaţi pe înapoi, să verificaţi că aţi închis şi celelalte documente, şi apoi să daţi din nou Ok;

- ATENŢIE : salvarea documentului în înregistrare se poate face şi în timp ce este editat dar există pericolul pierderilor de date, deoarece fişierul neterminat poate conţine informaţii temporare şi nu finale, iar ceea ce veţi salva în înregistrare poate să nu aibă sens ca fişier final, iar datele să fie pierdute definitiv

- fişierul nu mai există pe disc (a fost şters), are lungime zero, sau nu poate fi accesat – se va afişa un mesaj de eroare şi veţi reveni în fereastra de confirmare de mai sus

- fişierul nu mai există în înregistrare: l-aţi editat sau îl editaţi, dar l-aţi şters din înregistrare – fişierul nu se va salva.

Programul nu va salva în înregistrare decât documentele şi fişierele bifate în fereastra de mai sus. Pentru a alterna bifarea, aveţi în colţul dreapta-sus al ferestrei trei butoane: selectează toate, selectează disponibile, şi nu selecta niciunul. Iniţial, toate fişierele sunt selectate, mai puţin cele care nu mai există pe disc sau în înregistrare.

După salvarea înregistrării pe server, sau local (dacă este ciornă), programul va şterge fişierele temporare folosite pentru editarea fişierelor din înregistrare.

Dacă doriţi să adăugaţi un fişier al cărui nume există deja în listă, aveţi opţiunea de a-l suprascrie peste cel vechi (deja în listă), sau de a-l adăuga cu acelaşi nume. Opţiunea corectă se alege în funcţie de caz.

Fiecare fişier poate conţine o descriere dată de utilizator de maxim 1024 de caractere. Această descriere este utilă spre exemplu în cazul unei fotografii sau unui fişier audio/video. Introducerea descrierii se face prin selectarea fişierului dorit şi completarea acesteia. Salvarea se face automat.

Fişierele se pot cripta cu o parolă, dacă este completată caseta care conţine această parolă, şi la Criptare este specificat Da. În acest caz, fiecare fişier care va fi adăugat până la modificarea acestor setări va fi criptat cu parola specificată. Atenţie, nu uitaţi parolele folosite.

Dacă fişierul dorit este deja criptat (protejat cu parolă), pentru a-l salva pe disc, pentru a-l edita sau pentru a-l şterge din date este necesar să completaţi parola corectă în casetă.

Fişierele şi documentele astfel ataşate vor fi stocate în baza de date centrală şi vor fi disponibile oricărui utilizator care are dreptul de a le accesa, de oriunde se va face accesul.

Pentru optimizarea stocării, fişierele sunt automat comprimate (arhivate) la stocare, aceasta putând reduce dimensiunea lor de 2-10 ori, în funcţie de format. Acestea sunt stocate comprimat în baza de date, ceea ce duce la economie de spaţiu şi o viteză de transmisie mai mare a informaţiei între Server şi Clienţi.

Pentru a păstra urma operaţiilor efectuate, înregistrarea păstrează un jurnal de operaţii efectuate cu documentele respective, accesibilă prin butonul Jurnal. Acest jurnal nu se poate modifica în nici un fel, şi conţine momentul, utilizatorul, tipul şi documentul corespondent fiecărei operaţii efectuate (adăugare, ştergere, salvare, criptare, înlocuire).

client_doc_atasat_jurnal

Din fereastra principală, puteţi căuta cu un motor de căutare printr-un tabel, inclusiv în documentele ataşate. Căutarea textului dorit se face în titlul documentului, în descrierea sa introdusă de utilizator, şi în conţinut, aproape indiferent de format (la documentele originale sau compatibile Microsoft Office căutarea funcţionează întotdeauna, de exemplu), chiar dacă sunt salvate în format Unicode. Căutarea funcţionează şi pentru diacritice (ă, â, î, ş, ţ, Ă, Â, Î, Ş, Ţ sau alte caractere speciale din alte limbi).

Note:

- atât salvarea cât şi vizualizarea stochează fişierul pe sistemul local, prima opţiune în locaţia specificată, iar a doua în folderele cu fişiere temporare

- vizualizarea va încerca deschiderea fişierului cu programul-editor asociat

- pentru a preveni alterarea accidentală a fişierelor din baza centrală de date, salvarea fişierelor în listă nu se face automat, ci trebuie făcută manual, cu opţiunea de adăugare şi eventual suprascriere

- atenţie la editarea fişierelor: dacă doriţi să salvaţi modificările în baza de date, mai întâi închideţi-le din programul editor, sau chiar închideţi cu totul programul editor, şi abia apoi apăsaţi pe Ok pentru a salva înregistrarea

- nu salvaţi fişierele care sunt încă în editare, deoarece este probabil să posibil acele fişiere datorită faptului că ele nu sunt într-o formă finală ci continuă să fie accesate şi modificate de programul editor.

Meniul de context pe înregistrări

După ce am detaliat modul de citire a datelor şi noţiunea de înregistrare asociată, putem explica meniul de context care apare atunci când faceţi click-dreapta pe mouse.

Meniul are patru secţiuni, de sus în jos

- Operaţiile curente: sunt în general aceleaşi operaţii din bara de instrumente din dreapta ecranului, având în plus Duplicarea şi Crearea unei alarme asociate

- duplicarea are rolul de a deriva rapid o înregistrare similară din altă înregistrare existentă

- crearea unei alarme asociate crează o alarmă nouă, care se poate declanşa la un moment specificat de un câmp din înregistrarea selectată din care aţi activat meniul de context

- Adăugarea (crearea) de înregistrări asociate la înregistrarea curentă

- va crea o înregistrare nouă, care va avea câmpul specificat în meniu gata completat cu referinţa la înregistrarea de pe care aţi activat meniul de context

- ca exemplu, dacă în modelul CRM sunteţi în tabela de clienţi şi doriţi să creaţi o discuţie cu acel client, discuţia va avea completată rubrica „Client” cu referinţa la clientul pe care eraţi poziţionaţi

- Listarea rapidă a înregistrărilor asociate

- selectând una sau mai multe înregistrări, puteţi afla rapid care înregistrări dintr-un anume tabel sunt referite (legate) de înregistrarea curentă sau înregistrările selectate

- ca exemplu, poziţionându-vă pe un client, puteţi vedea rapid care discuţii s-au purtat cu acesta, adică ce discuţii sunt asociate cu acel client

- acesta nu este un filtru propriu-zis, ci doar un filtru rapid

- Generarea de rapoarte arborescente pe baza înregistrărilor selectate

- selectând una sau mai multe înregistrări, puteţi genera imediat un raport-arbore (eng: tree report), dacă aveţi deja definite rapoarte de acest tip pentru tabelul curent pe care sunteţi poziţionaţi.

Calendarul

Calendarul este un filtru rapid, care vă permite să vizualizaţi înregistrările care conţin cel puţin într-unul dintre câmpuri data selectată în calendar. Atunci când sunteţi poziţionaţi pe un tabel de date, apăsând pe butonul Calendar se va deschide în stânga ferestrei principale o secţiune ca mai jos:

client_calendar

În partea de sus a secţiunii este afişat calendarul lunii alese în secţiunea din mijloc (cu luna şi anul). Apăsând pe bulina roşie, calendarul se poziţionează automat pe data de astăzi.

În partea de jos este afişată lista câmpurilor de tip dată calendaristică, sau dată şi oră, de care se poate ţine cont în căutarea unei date dorite. Bifând sau debifând acele câmpuri, puteţi alege care înregistrări să fie selectate de acest filtru rapid.

După ce aţi ales luna şi anul dorite, cu dublu-click pe o zi din calendar, vi se vor afişa acele înregistrări care au în câmpurile bifate data pe care aţi făcut dublu-click.

În exemplul de mai sus, se afişează toate discuţiile care au data şi ora, sau următorul contact, sau data finalizării, 14 martie 2007. Dacă am fi debifat să zicem următorul contact, ar fi afişat toate discuţiile care au data şi ora la care au fost purtate, sau data finalizării, egală cu 14 martie 2007 (următorul contact nu ar mai fi contat în filtrarea rapidă).

Calendarul se închide apăsând încă o dată pe butonul Calendar, sau se închide automat când comutaţi pe alt tabel.

Nota:

Calendarul se poate suprapune peste un filtru deja existent pe tabelul curent, rezutand într-o dublă filtrare. Spre exemplu, puteţi alege un filtru „discuţiile care mă privesc”, care va afişa doar discuţiile în atenţia dvs. Puteţi apoi selecta din calendar o anumită dată, ceea ce va duce la o filtrare de tipul: discuţiile cu data de ... (depinde şi de câmpurile bifate), care corespund simultan şi filtrului selectat anterior („discuţiile care mă privesc”, în exemplu).

Salvarea automată a setărilor vizuale

În fiecare dintre listele de înregistrări, puteţi stabili lăţimea coloanelor, ordinea lor (prin „tragere” la stânga sau la dreapta), şi modul de sortare a înregistrărilor atunci când nu se aplică filtre. De asemenea, fereastra principală şi cea pentru alarmele declanşate şi mesajele trimise se pot muta şi redimensiona.

Pentru confortul lucrului, toate aceste setări se salvează automat la închiderea programului în contul utilizatorului curent, şi sunt refăcute la următoarea logare, chiar dacă aceasta se face de pe un alt calculator.

Dacă doriţi, puteţi reface aceste setări la starea iniţială (ca şi cum aţi intra prima dată în program) cu butonul Resetarea setărilor vizuale din Administrare.

Ciornele

Ciornele (sau în engleză, Drafts) reprezintă în program informaţii aproape complete despre o anumită înregistrare. Ele vă permit să lucraţi fără să fiţi conectaţi la server, atunci când o conexiune este indisponibilă, sau doriţi să reduceţi costurile pentru aceasta în cazul în care trebuie să introduceţi informaţii laborioase în program, care ar lua mult timp şi ar solicita o conectare inutilă la server (ar trebui doar să adăugaţi sau să lucraţi pe înregistrări, nu să filtraţi sau să extrageţi rapoarte).

Lucrul cu ciornele se desfăşoară în general astfel:

- în fereastra de conectare la Server, alegeţi să lucraţi offline

- adăugaţi înregistrări local, ca ciorne, în tabelele dorite; aceste înregistrări pot conţine orice informaţie, mai puţin legături spre înregistrări din alte tabele. În modelul CRM, spre exemplu, o discuţie poate avea toate câmpurile completate local ca ciornă (identificare, subiect, tip, comentarii, informaţii, documente, etc), mai puţin referinţele simple la celelalte tabele: categorii, clienţi, contacte şi reprezentanţi.

- acestea vor fi salvate local, într-un folder din calculatorul pe care lucraţi, între documentele utilizatorului curent, într-un folder special cu numele programului şi sufixul _Ciorne, fiecare înregistrare ca un fişier separat

- dumneavoastră nu veţi avea nevoie să lucraţi cu aceste fişiere, programul va asigura interfaţa cu conţinutul lor cât mai la îndemână posibil (veţi vedea liste de ciorne, modul în care sunt stocate nu este menţionat decât ca detaliu tehnic)

- atunci când vă veţi conecta la Server, din oricare înregistrare, atât în adăugarea unei înregistrări noi cât şi în editarea acesteia, veţi putea încărca peste datele actuale (goale sau nu) conţinutul unei ciorne de acelaşi tip

- cel mai des veţi folosi crearea unei înregistrări, citirea dintr-o ciornă, stabilirea referinţelor spre alte înregistrări (care nu se poate realiza local, pentru că acele înregistrări sunt în baza de date centrală) şi salvarea înregistrării în Server

- ciornele se pot şterge automat după folosire, sau manual, cum doriţi

- simetric, puteţi salva o ciornă dintr-o înregistrare, pentru prelucrarea ulterioară (ca un fel de duplicare a înregistrării, doar că la nivel local)

- nu există limitare la numărul de ciorne, dar în general pentru a lucra cât mai ordonat, ar fi recomandabil să le stocaţi în baza de date centrală cu prima ocazie, şi să le ştergeţi (automat sau manual) după ce le-aţi folosit

- pentru economie de spaţiu pe discul local, ciornele se stochează comprimat (arhivat).

Managementul ciornelor

După ce selectaţi să lucraţi offline, va fi afişată o fereastră pentru gestiunea ciornelor similară cu aceasta (bazată aici pe exemplul CRM):

client_ciorne_management

În partea stângă aveţi tabelele de date din program, unul sub altul. Selectând un tabel, în lista din centrul ferestrei va fi afişată lista ciornelor create pentru acel tabel (aici, ciornele de clienţi).

Coloanele sunt următoarele: identificarea conţine identificarea înregistrării, după caz putând fi un nume, o dată calendaristică, un subiect, etc.; creată în şi editată în conţin momentul creării şi a ultimei editări; dimensiunea este dimensiunea de pe disc (ciornele se stochează comprimate, arhivate, pentru economie de spaţiu), iar folosită semnifică faptul că ciorna a fost sau nu folosită la crearea unei înregistrări în baza de date centrală, şi dacă a fost folosită, de câte ori.

Ciornele sunt sortate automat după data creării.

Pentru căutarea unei înregistrări între ciorne, după informaţiile de identificare, folosiţi caseta de sub lista de ciorne, similară cu cea din fereastra principală a modulului Client.

Tot similar cu fereastra principală din Client, în dreapta aveţi o bară de instrumente pentru a opera cu ciornele.

Puteţi adăuga o nouă ciornă (pornind de la zero), şi puteţi introduce aproape toate informaţiile mai puţin referinţele la înregistrări din alte tabele, care sunt stocate central. Câmpurile respective vor avea culoarea gri pentru a semnaliza faptul că nu le puteţi edita.

Puteţi edita o ciornă sau puteţi să o ştergeţi, în mod similar cu înregistrările din baza de date. Editarea se poate face si cu dublu-click pe o ciornă.

Apăsând pe butonul de căutare (binoclul), caseta de căutare va dispare sau apare, alternativ.

Lista de ciorne se poate exporta în format html.

Fereastra de ciorne se poate redimensiona sau mări pe tot ecranul, dacă aveţi de exemplu mai multe ciorne stocate.

Folosirea ciornelor şi a înregistrărilor din baza de date centrală

După ce aţi lucrat offline şi aţi creat una sau mai multe ciorne, acestea se pot transfera rapid în baza de date centrală.

La adăugarea sau editarea unei înregistrări, veţi vedea în partea din stânga a machetei de introducere a datelor un buton pentru Ciorne, pe care apăsându-l, se va deschide meniul de mai jos:

client_ciorne_folosire

Pentru a încărca o ciornă, o veţi alege dintr-o listă similară cu cea de mai jos:

client_ciorne_listaalegere

Opţional, după folosirea unei ciorne, aceasta se poate şterge automat. Ştergerea efectivă se va face doar în cazul transmisiei cu succes a datelor către server, ea rămânând pe disc în caz de eroare (pentru a nu se pierde ceea ce aţi lucrat). Ştergerea se poate face şi manual, ulterior, din fereastra de management a ciornelor, dacă de-bifaţi caseta cu ştergerea automată.

Salvarea datelor curente ca o ciornă crează direct o nouă ciornă de acel tip, care se poate edita, şterge sau folosi pentru aceasta sau alte înregistrări.

Note:

Încărcarea se face peste datele existente în machetă şi le va suprascrie, mai puţin datele de legătură cu înregistrări din alte tabele.

Aveţi grijă ca la editarea unei înregistrări să nu suprascrieţi din greşeală datele introduse cu conţinutul unei ciorne. Am lăsat opţiunea de folosire a ciornelor şi la editare nu doar la adăugare, dar acest lucru este atât util cât şi poate duce la suprascrieri accidentale de date. În acest caz, apăsaţi pe renunţ pentru a evita salvarea modificărilor.

Funcţiuni disponibile în fişa unei înregistrări

În funcţie de modelul de date, în fişa fiecărei înregistrări (la adăugare, vizualizare, editare), în colţul din stânga-jos este poziţionat butonul „Alte funcţii”. Apăsând acest buton se deschide un meniu similar cu cel de mai jos (care mai poate include accesul punctual la o înregistrare, sau opţiuni create la comandă):

Descrierea acestor funcţiuni:

Adăugarea unei înregistrări noi

Pentru a evita ieşirea din editarea unei înregistrări pentru a crea o altă înregistrare, nouă (exemplu: editaţi un dosar, aţi uitat să introduceţi fişa clientului, puteţi rămâne în dosar şi crea de acolo acea fişă), există funcţia „Adăugarea unei înregistrări noi”. Sub-meniul indică ce înregistrări se pot crea din înregistrarea curentă.

După închiderea editării înregistrării noi (clientul, în exemplul de mai sus) veţi reveni în dosar (în exemplu), unde puteţi indica acel client.

Ciornele

Ciornele sunt descrise în această secţiune.

Din acest meniu puteţi salva o înregistrare ca ciornă, sau puteţi încărca datele dintr-o ciornă existentă.

Exportul înregistrării curente

Similar cu exportul unei liste sau unui raport, puteţi exporta numai înregistrarea curentă, în forma unui tabel html.

Documentele din înregistrările asociate

Cel mai bine acest caz poate fi ilustrat cu două exemple similare:

- pentru modelul CRM, să presupunem că avem fişa unui client, şi discuţiile cu acesta

- pentru modelul Avocaţi, să presupunem că avem un dosar şi câteva înregistrări-jurnal ale acestuia.

S-ar putea să aveţi nevoie să vedeţi documentele referitoare la Client (în CRM) sau ce documente se referă la dosare, din jurnale (la Avocaţi).

Alegeţi tipul de datel în care doriţi să consultaţi documentele.

Vi se va afişa o listă cu documentele din înregistrările asociate înregistrării curente: lista de documente din discuţii (exemplul CRM) sau lista de documente din jurnale (Avocaţi). Veţi vedea fiecare document, înregistrarea din care face parte, şi din acea fereastră, cu click-dreapta pe documentul dorit, puteţi Vizualiza sau Edita înregistrarea dorită (în care se regăseşte documentul căutat).

Nu se editează direct documentul, ci înregistrarea.

Din înregistrare, puteţi edita orice document doriţi.

După închiderea acelei editări, veţi reveni în editarea iniţială (în exemple, clentul sau dosarul).

Raportarea în program

Raportarea în program se poate obţine în mai multe moduri. Vă rugăm să ne solicitaţi asistenţă dacă o consideraţi necesară. Vă vom asista în obţinerea unor rapoarte cât mai relevante pentru dumneavoastră.

Toate rapoartele se pot exporta în format html, care se poate ulterior prelucra sau tipări cu majoritatea programelor existente.

Referirea altor înregistrări

Atunci când selectaţi o anumită înregistrare (de exemplu un client, sau un avocat) şi doriţi să vedeţi informaţiile legate de acesta (cum ar fi toate discuţiile sau toate dosarele), sau chiar când selectaţi mai multe înregistrări, apăsând click-dreapta la mouse pe acele înregistrări, puteţi alege din meniul de context afişat înregistrările care sunt legate de acea înregistrare, de exemplu Lista de discuţii. Acesta este un mod rapid şi general de a obţine informaţii.

Filtrele pe date

Filtrele pe date reprezintă cel mai folosit tip de raportare. Se pot obţine liste de clienţi, avocaţi, pacienţi, discuţii, dosare, consultaţii create exact după necesităţile dumneavoastră. Dacă asociaţi utilizatorii cu înregistrări reale din program, şi creaţi filtre generale cum ar fi „discuţii care la În atenţia referă cel puţin o înregistrare asociată, purtate luna asta, vizibile de către toţi utilizatorii”, atunci cu un singur filtru veţi deservi toţi utilizatorii programului.

Rapoartele arborescente

Rapoartele arborescente vă oferă o privire de ansamblu asupra operaţiunilor executate cu un client, de către un reprezentant, medic, avocat, şamd. Folosind filtrarea şi sortarea în interiorul raportului, puteţi organiza informaţia exact aşa cum doriţi.

Rapoartele generale

Rapoartele generale pot reprezenta o sinteză pentru mai multe tipuri de informaţii, de exemplu „de câte dosare s-a ocupat avocatul X în perioada 2006-2007”, sau câte discuţii s-au purtat cu clientul Y, sau valoarea lor totală.

Rapoartele specifice

În funcţie de model şi de cerinţele clienţilor, vom integra rapoarte specifice în program. Deocamdată, rapoartele generale au fost mai mult decât suficiente până acum, dar vă rugăm să ne comunicaţi dacă nu vă sunt suficiente.

Rapoartele la comandă

Putem executa la comandă rapoarte dorite de către dvs., specifice pentru activitatea dumneavoastră, sau cu un mod de formatare a lor care vă este specific doar dvs.

Modele de date

Modelele descrise mai jos pot diferi de conţinutul efectiv al programului dumneavoastră, datorită modificărilor la comandă, sau modificărilor în produsul de serie care nu au o formă finală şi de aceea nu sunt încă incluse în acest manual. Modificările la comandă nu sunt trecute în acest manual de utilizare, care are un rol general.

Modelul de date pentru CRM

CRM este denumirea engleză pentru un Manager de Relaţii cu Clienţii (eng. Client Relationship Manager).

În acest model, informaţiile principale stocate de program sunt discuţiile (care pot fi orice fel de tipuri de contact: telefonice, prezentări, comenzi, livrări, şamd) pe care firma dumneavoastră le poartă cu clienţii ei. Pentru a defini discuţiile sunt necesare câteva informaţii: cu ce clienţi au fost purtate, eventual şi cu ce contacte de la clienţii respectivi, de către cine (care reprezentanţi din firma), când, ce s-a discutat, şi opţional din ce categorii face parte acea discuţie.

Folosind acest model, veţi şti în orice moment ce aţi discutat, cu cine, când, cu ce rezultat, când trebuie să-l mai căutaţi, şi multe alte informaţii.

Aşadar, datele din CRM sunt

- clienţii

- persoanele de contact de la clienţi – folosirea lor este opţională

- reprezentanţii firmei dumneavoastră – se referă la întreg personalul implicat în relaţiile cu clienţii, nu doar la agenţii comerciali

- discuţiile cu clienţii (este un termen impropriu, se referă la toate interacţiunile cu aceştia)

- categorii – folosirea lor este opţională, puteţi grupa clienţii sau discuţiile în categorii, pentru o filtrare mai uşoară

Informaţii preliminare

Marea majoritate a informaţiilor pe care le puteţi introduce în program sunt facultative. Ele sunt acolo pentru a fi utile sau pentru a fi ignorate. Nu vă simţiţi obligaţi să introduceţi date în toate câmpurile, ci doar în cele care sunt relevante pentru dumneavoastră.

Totuşi, există unele câmpuri care trebuiesc neapărat introduse, cum ar fi numele unui client sau CIF-ul său, pentru că fără ele acel client nu este definit. Aceste câmpuri obligatoriu de completat vor fi marcate prin culoarea albastră. Toate celelalte câmpuri sunt facultative, şi folosirea lor depinde de fluxul care doriţi să-l implementaţi cu ajutorul acestui program.

Am descris în secţiuni dedicate modul de citire al fiecărui tip de date, şi în ceea ce urmează vom detalia doar partea de logică din spatele structurii de date.

Crearea de înregistrări noi din machetele de citire

Dacă aţi început spre exemplu să creaţi un client, dar aţi uitat să creaţi o persoană de contact pentru acesta, şi ar trebui să o specificaţi la contacte, puteţi crea această înregistrare şi direct din macheta de citire clienţi, apăsând pe semnul plus, cu eticheta Alte înreg. Vi se va afişa un meniu similar cu cel de mai jos, în care puteţi alege tipul de date care doriţi să-l folosiţi, după care se va deschide o fereastră de adăugare pentru acel tip de date.

client_creare_inregnoua_macheta

După ce aţi creat înregistrarea nouă, veţi primi un mesaj prin care se raportează salvarea înregistrării. După ce aţi creat înregistrarea (persoana de contact), o puteţi acum alege din lista de persoane de contact disponibile.

Crearea înregistrării este necesară o singură dată, prima dată. Ulterior, tot ceea ce trebuie să faceţi este să referiţi înregistrarea în câmpul corespunzător.

Similar, puteţi crea mesaje pentru utilizatori direct dintr-o înregistrare, pentru a fi mai uşor de urmărit ceea ce doriţi să scrieţi în mesaj.

Stabilirea unei scheme de acces punctual

Pentru fiecare înregistrare din baza de date poate fi stabilită o schemă de acces punctual, adică o listă în care specificaţi fiecare utilizator ce drepturi are asupra acelei înregistrări, care drepturi sunt suplimentare faţă de drepturile generale pe tip de date (tabelă de date).

Odată definite aceste scheme, la adăugarea, editarea sau duplicarea unei înregistrări, cu butonul cu simbolul cheie şi eticheta Schema acces, puteţi alege pentru acea înregistrare care regulă dintre cele deja definite se aplică, astfel:

client_asociere_acces_punctual

În partea de sus aveţi două butoane rotunde de selecţie:

- foloseşte schema de acces generală – utilizatorul va avea drepturile generale de acces la această înregistrare, aşa cum sunt ele definite în fişa lui sau în schema de drepturi generale

- foloseşte schema de acces punctuală – selectaţi din schemele de acces punctual deja create, schema dorită, care va fi aplicată pentru această înregistrare.

Modificarea unei scheme de acces punctual se aplică aproape instantaneu la înregistrările afectate, şi anume la următoarea citire a lor.

Clienţii

Clienţii din CRM sunt fişe ale firmelor reale cu care lucraţi. Acestea nu sunt neapărat clienţii dumneavoastră, pot fi şi clienţi potenţiali, la care le trimiteţi oferte, pe care încercaţi să-i aduceţi ca şi clienţi efectivi ai firmei. Pentru că sunt destul de multe, pentru uşurinţa lucrului datele din clienţi sunt grupate în trei categorii, accesibile în partea de sus a ferestrei: informaţii generale, detalii financiare, şi alte informaţii.

client_client_general

În informaţiile generale, este obligatoriu să introduceţi numele clientului. Mai puteţi introduce localitatea, judeţul, sectorul şi adresa firmei, telefoane (puteţi introduce grupat 3 numere), faxuri, adrese de e-mail sau pagini web ale acestuia.

Pentru a separa clienţii efectivi de cei în prospectare, stabiliţi la Client efectiv dacă acest client este deja în relaţii comerciale cu firma dvs. sau (încă) nu.

Atribute este un câmp alfanumeric, în care puteţi introduce, alternativ la categorii, litere sau coduri interne ale firmei, cum ar fi R pentru Rau platnic, sau F pentru client foarte bun. Recomandăm totuşi folosirea categoriilor, deoarece sunt mai standardizate, dar nu este obligatoriu.

Opţional, puteţi încadra clientul în una sau mai multe categorii, pentru o filtrare ulterioară mai uşoară. Categoriile le definiţi liber, în funcţie de necesităţi. Puteţi atribui categorii de zonă, mărime client, relaţie cu acesta, şamd.

Persoanele de contact: opţional, la un client puteţi defini una sau mai multe persoane cu care discutaţi în mod curent, care se vor putea indica şi în discuţii. Aceste persoane pot fi patronii, angajaţii, etc.

Responsabili client se referă la reprezentanţii firmei dumneavoastră care se ocupă în mod curent de clientul respectiv. În general, firmele atribuie unui reprezentant zone sau categorii de clienţi, iar în client puteţi specifica cine dintre reprezentanţi (unul sau mai mulţi) are/au atribut acest client.

client_client_financiar

Informaţiile financiare despre client se referă la datele sale fiscale (numărul de ordine în Registrul Comerţului, CIF – fost CUI, contul, banca), şi informaţii care pot ajuta la targetarea, aprecierea, sau la relaţia cu clientul respectiv: capitalul social, numărul de angajaţi, cifra de afaceri pe anul ales, profitul, datoriile la stat, şi codul CAEN al activităţii sale principale.

Codul CIF trebuie să fie unic, şi programul verifică acest lucru la adăugarea sau modificarea unui client.

Informaţiile care mai doriţi să le adăugaţi şi nu le găsiţi definite aici, le puteţi completa la Alte informaţii.

client_client_alte

La alte informaţii, puteţi stabili câte minute să petreacă un reprezentant la telefon, sau în discuţii cu acel client (fie ca reglare a eficienţei muncii, fie dacă oferiţi un serviciu pe bază de abonament), sau cu asistenţa pentru problemele sale.

Discuţii este lista de discuţii avute cu acel client, care nu este modificabilă de aici. Clientul cu care se poartă discuţia se stabileşte în discuţie, iar aici sunt afişate doar discuţiile definite astfel.

Alte informaţii: aveţi la dispoziţie 300 de caractere pentru orice alte informaţii despre client, care nu le-aţi găsit până acum definite într-un câmp special.

Documente pentru client: legate de client, puteţi asocia documente, fişiere de orice tip, care îl descriu: poza sediului, contractele generale cu dânsul, cartea de vizită, şamd. Aceste informaţii ar trebui să se refere la client şi nu la discuţiile cu dânsul. În discuţii aveţi în mod similar un câmp cu documente ataşate, referitoare la acea discuţie purtată.

Adrese alternative: date de contact, adrese, şi orice mai doriţi, care nu au încăput în câmpurile dedicate.

Persoanele de contact

Folosirea acestui tip de date este opţională. Persoanele de contact sunt patronii sau angajaţii clienţilor, dar îi veţi introduce numai dacă doriţi să individualizaţi acest aspect al discuţiilor.

client_contact_general

Singura informaţie obligatorie este numele, care o identifică.

Puteţi introduce şi informaţii de contact, care pot să difere de informaţiile de contact ale clientului.

Pentru Public Relations, puteţi introduce data naşterii, şi la un moment dat stabili o alarmă cu această dată, pentru a felicita persoana respectivă.

Funcţia se referă la funcţia sa în cadrul firmei-client.

Pentru clienţii: de aici puteţi alege la care clienţi este persoană de contact, exact la fel cum din clienţi puteţi alege persoanele de contact. Fiind de fapt două feţe ale aceleiaşi monede, modificarea într-un loc va duce automat la modificarea în celălalt loc.

client_contact_alteinfo

Alte informaţii pot conţine orice date doriţi despre persoana respectivă.

Similar cu clienţii, şi tot opţional, puteţi stabili categorii (sau atribute) pentru această persoană.

Discuţii reprezintă lista discuţiilor în care această persoană a fost referită ca „următorul contact”.

Documente pentru persoană: aici puteţi ataşa documente referitoare la persoana de contact, cum ar fi o fotografie, sau contracte de colaborare.

Reprezentanţii

Reprezentanţii sunt toţi angajaţii firmei implicaţi în relaţiile cu clienţii, ca exemple: agenţii comerciali, personalul tehnic, şoferii, secretarele. Desigur, nu este necesar să introduceţi toate aceste persoane ca reprezentanţi, ci numai cei care vor introduce date în program, vor lucra cu el, sau a căror activitate doriţi să o urmăriţi prin intermediul acestuia.

Reprezentanţii se pot asocia cu utilizatorii (de fapt, orice înregistrare se poate asocia cu utilizatori), iar atunci când un anumit utilizator crează un client sau o discuţie nouă, reprezentantul asociat va fi automat trecut în fişa clientului (dar se poate modifica ulterior, desigur).

client_reprezentant_general

Singura informaţie obligatorie pentru un reprezentant este numele acestuia.

Informaţiile generale sunt similare cu cele de la persoanele de contact, cu diferenţa că persoana de contact este reprezentantul clientului, iar reprezentantul este angajatul sau colaboratorul firmei dumneavoastră.

Pentru a uşura filtrarea şi raportarea, aveţi la dispoziţie informaţiile despre divizia pe care activează reprezentantul - de exemplu, dacă aveţi mai multe game de produse - şi zona - care poate fi unul sau mai multe judeţe, sectoare, cartiere, şamd. sau se poate descrie prin numere sau litere 1,2, A, B.

Stilul de afişare poate fi folosit pentru a evidenţia vizual alte înregistrări (clienţi, discuţii) care au ca referinţă acest reprezentant.

client_reprezentant_alteinfo

Alte informaţii: puteţi include orice informaţii doriţi. Puteţi încadra reprezentantul în una mai multe categorii, cum ar fi divizia sau teritoriul pe care activează.

Clienţii asociaţi sunt clienţii de care se ocupă reprezentantul. Această informaţie o puteţi stabili şi de aici, şi din fişele clienţilor.

Discuţii în atenţie şi discuţii purtate sunt înregistrările care îl privesc pe reprezentantul curent, după cum veţi vedea detaliat la discuţii.

Discuţiile (interacţiunile cu clienţii)

Denumirea de discuţii este oarecum improprie, pentru că de fapt aceste informaţii se referă la toate interacţiunile pe care le aveţi cu clienţii: oferte, comenzi, plăţi, livrări, reclamaţii, şamd.

Aceste informaţii reprezintă nucleul bazei de date a unui CRM, şi pe baza lor se întocmesc toate rapoartele. De aceea vă rugăm să introduceţi aceste informaţii cu atenţie, pentru a obţine datele şi rapoartele dorite.

Discuţii în general, discuţii principale şi sub-discuţii (sau discuţii derivate)

Modul de organizare al discuţiilor poate fi făcut după două modele:

- modelul simplu, liniar

- discuţiile sunt fiecare independente una de cealaltă
- avantaje: simplu de utilizat, reprezentanţii introduc informaţia simplă: în data de... am discutat cu.... şi concluzia este că.....

- dezavantaje: trebuie specificată la fiecare discuţie o altă identificare internă

- modelul structurat, ierarhizat, stil tranzacţie

- o discuţie principală reprezintă începutul unei tranzacţii cu clientul, care poate fi o ofertare, o vânzare, o prospectare, etc.

- fiecare pas al tranzacţiei: expedierea unei oferte, negocierea, vânzarea, transportul mărfii, rezolvarea reclamaţiilor, încasarea banilor, reprezintă sub-discuţii sau discuţii derivate din discuţia principală care este începutul tranzacţiei, care se specifică în fişa discuţiilor ulterioare (la discuţie principală)

- avantaje: permite ierarhizarea discuţiilor şi urmărirea vizuală tip arbore (tree-view); permite urmărirea separată a tranzacţiilor şi a paşilor acestora; discuţiile derivate nu necesită altă identificare internă

- dezavantaj parţial: la citirea datelor trebuie să căutaţi şi să specificaţi discuţia principală, dar are şi avantajul că informaţiile de identificare internă şi client sunt completate automat, şi astfel se păstrează coerenţa informaţiilor de-a lungul unui fir de discuţie.

Alegerea modelului în care veţi lucra este la latitudinea dumneavoastră. Noi vă recomandăm al doilea model, cel structurat, pentru că vă permite obţinerea de rapoarte mai fidele şi asigură consistenţa informaţiilor esenţiale: discuţia şi clientul.

Identificarea internă a unei discuţii / interacţiuni

O discuţie, prin natura ei, nu are o caracteristică unică, de exemplu un subiect sau o dată sau o trăsătură unică implicită, după care aceasta să poată fi identificată corect în orice moment. De aceea, abordarea obişnuită pentru a eticheta discuţiile este de a inventa un cod, o etichetă unică, pe baza unuia sau mai multor criterii.

Această identificare internă are acelaşi rol cu numărul de înregistrare internă a unui act, sau cu codul unui produs din gestiunea proprie. Alegerea codificării produselor vă aparţine, ea se poate face după iniţialele furnizorului, tipul produsului, caracteristicile sale, şamd. În mod similar, modul în care alegeţi codificarea discuţiilor prin identificarea internă vă aparţine.

Atunci când un client vă sună cu o problemă, sau vă scrie un e-mail, sau când scrieţi sau comunicaţi unui client o anumită informaţie, puteţi ataşa şi această identificare internă a discuţiei. Astfel, fiecăruia îi va fi mai uşor să facă referinţă la discuţia respectivă, chiar şi după ce a trecut mult timp.

Identificarea internă este contorizată automat, vă rugăm să citiţi secţiunile despre contoare pentru mai multe informaţii.

Introducerea datelor din discuţie / interacţiune

client_discutie_general

Informaţiile generale despre discuţie sunt (cele cu albastru sunt obligatoriu de completat):

- discuţia principală: dacă această discuţie continuă o discuţie anterioară, aici veţi alege referinţa spre acea discuţie; odată referinţa aleasă, se vor completa automat identificarea internă a acelei discuţii şi clientul la care se referă, care informaţii nu se vor mai putea modifica atât timp cât aţi specificat o discuţie principală

- discuţia principală odată salvată, nu va putea fi modificată ulterior

- identificarea internă este descrisă mai sus; nici aceasta nu poate fi modificată decât la crearea (adăugarea) unei discuţii

- data şi ora se referă la momentul când a avut loc discuţia

- subiectul poate fi şi o descriere succintă a discuţiei

- client: referinţa la clientul cu care s-a purtat discuţia

- reprezentanţi: angajaţii firmei care au purtat discuţia, sau au fost la prezentare, sau au livrat marfa, etc. – pot fi unul sau mai mulţi

- în atenţia: reprezentanţii care trebuie să continue tranzacţia ca urmare a acestei discuţii

- exemplu: reprezentantul de vânzări RV introduce o discuţie ca urmare a unei comenzi a unui client, ataşează un fişier-tabel cu produsele comandate, şi specifică această discuţie în atenţia reprezentantului de la transport marfa, RT

- dupa livrare, RT crează o nouă discuţie în atenţia lui RV, în care specifică detaliile despre livrarea mărfii

- astfel, reprezentanţii pot vedea atât ce discuţii au purtat cât şi ce discuţii trebuie să continue

- tip şi stare definesc discuţia fizică

- detalii: 500 de caractere în care se poate descrie în linii mari interacţiunea cu clientul

- dacă detaliile sunt insuficiente, se poate scrie un fişier text şi ataşa ca document

- stil afişare: colorarea înregistrării şi tipul textului de scris.

client_discutie_parametri

Se mai pot introduce, ca parametri suplimentari:

- gradul interesului clientului pentru acest pas, spre exemplu pentru o ofertă

- valoarea discuţiei, dacă aceasta are ca rezultat o comandă, sau o factură

- minutele de telefon şi asistenţă oferite clientului, dacă firma contorizează aceşti parametri

- data finalizării, opţională, se introduce dacă există un termen limită pentru finalizarea acestui pas

- informaţii privind următorul contact

- momentul contactului

- tipul contactului (care poate diferi de tipul discuţiei, de exemplu o prezentare telefonică poate avea ca următor contact o prezentare la client)

- alte informaţii, text

- cu contactele: opţional, se specifică cu ce contacte de la client veţi lua legătura data viitoare.

client_discutie_alteinfo

Ca alte informaţii

- puteţi încadra discuţia în diferite categorii

- discuţii derivate: lista discuţiilor care au această discuţie ca discuţie principală; nu se poate modifica de aici

- documentele ataşate: orice documente relevante pentru discuţie: oferte, fotografii, descrieri, copii după ordine de plată, sau orice altceva.

Categoriile (sau atributele)

Folosirea categoriilor este opţională. Acestea pot fi folosite pentru organizarea şi filtrarea datelor din program, cum ar fi clienţii, reprezentanţii sau discuţiile.

Categoriile sunt în acest caz sinonime cu atributele, pentru că ele pot reprezenta şi atribute sau însuşiri sau caracteristici ale unor clienţi sau discuţii.

client_categorie_general

O categorie este definită de numele său, care este obligatoriu de introdus. Puteţi introduce şi alte informaţii legate de această categorie, ca o reamintire a rolului ei.

Stilul de afişare poate fi folosit pentru a evidenţia alte înregistrări care au ca referinţă această categorie.

client_categorie_alteinfo

Celelalte informaţii disponibile despre categorie sunt listele de clienţi, reprezentanţi, persoane de contact şi discuţii care fac parte (şi din) această categorie. Deşi este posibil, recomandăm să nu modificaţi de aici apartenenţa unor înregistrări la categoria editată, ci din fişele individuale ale fiecăreia în parte.

Exemple de rapoarte

Cu ajutorul filtrelor puteţi obţine liste de clienţi pe un anumit criteriu (din Bucureşti, de exemplu, sau care se ocupă de marochinărie), liste de discuţii purtate de un anumit reprezentant (discuţiile care la „Reprezentanţi” au cel puţin o înregistrare care mă referă, purtate luna asta, cu subiectul „Ofertă” ca şi condiţii).

Cu ajutorul rapoartelor arborescente, puteţi obţine o vedere generală asupra reprezentanţilor, cu ce discuţii au purtat, cu ce clienţi, şamd.

Cu ajutorul rapoartelor generale puteţi obţine situaţii sintetice cum ar fi „Câte discuţii s-au purtat cu fiecare client luna asta”, folosind filtru pe discuţii „luna asta” iar pe axele X şi Y, clienţii.

Modelul de date pentru Avocaţi

Modelul descris mai jos pot diferi de conţinutul efectiv al programului dumneavoastră, datorită modificărilor la comandă, sau modificărilor în produsul de serie care nu au o formă finală şi de aceea nu sunt încă incluse în acest manual. Modificările la comandă nu sunt trecute în acest manual de utilizare, care are un rol general.

Modelul pentru Avocaţi este un manager de dosare şi un coordonator de echipă pentru cabinetele de avocaţi.

În acest model, informaţiile principale stocate de program sunt dosarele. Pentru a defini dosarele sunt necesare câteva informaţii: numărul şi identificarea lor internă, ce avocaţi se ocupă de ele, ce probe conţin, ce modificări au survenit în timp, la ce instanţe se judecă, care sunt părţile implicate (acuzare, apărare).

Folosind acest model, veţi şti în orice moment absolut toate informaţiile necesare despre dosarul respectiv, atât în detaliu, cât şi în timp.

Aşadar, datele din modelul pentru avocaţi sunt

- avocaţii

- clienţii

- dosarele

- jurnalele de modificări ale dosarelor

- discuţiile cu clienţii

- activitatea avocaţilor

- contractele

- facturile şi încasările

- instanţele

- părţile: acuzare şi apărare

- categorii – folosite opţional

- lista cu „de făcut”.

La fel ca la modelul CRM, puteţi crea informaţii suplimentare din alte machete, sau să stabiliţi drepturile de acces la înregistrări.

Avocaţii

Avocaţii din program reprezintă avocaţii din firmă sau mai general chiar asistenţii şi secretarele care lucrează în program. Spre exemplu, un anumit dosar poate fi propus în atenţia unui coleg care nu este neapărat avocat dar trebuie să facă modificări în acesta.

Fişa avocatului are patru secţiuni: general, info fiscal, legături, alte informaţii.

La secţiunea General, se completează numele, localitatea, judeţul, adresa, telefon, fax, şamd.

Data naşterii: dacă doriţi, puteţi asocia o alarmă datei de naştere, pentru a felicita avocatul cu ocazia zilei sale de naştere.

Tarif orar: este tariful care se foloseşte în activitate, dacă este plătit cu ora, şi de asemenea în întocmirea rapoartelor.

Secţiunea Info fiscal se referă la eventualele informaţii legate de avocat ca şi persoană juridică, dacă aveţi acest mod de colaborare cu dânsul.

Lista de legături: puteţi vedea şi stabili aici legăturile cu alte înregistrări din program: dosarele, activitatea, jurnalele, discuţiile, categoriile, sarcinile de realizat.

Alte informaţii: aveţi la dispoziţie o casetă de text de 500 de caractere, şi puteţi ataşa fişei avocatului orice documente doriţi (contract de colaborare, alte acte).

Clienţii

Clienţii reprezintă clienţii dumneavoastră efectivi.

Mai puteţi stoca în fişele clienţilor şi clienţii potenţiali (spre exemplu, vine cineva pentru o consultaţie despre un anume caz, îi creaţi o fişă, şi înregistraţi o discuţie, dar nu are loc o colaborare, deoarece nu este cazul). Poate, ulterior, îl veţi contacta pentru a continua discuţia.

Secţiunea General cuprinde informaţiile de bază: numele, localitatea, judeţul, adresa, telefon, fax, şamd.

Informaţiile fiscale sunt completate de legăturile la partea „fiscală” a programului, şi de categorii.

La alte informaţii, puteţi completa atât informaţii suplimentare despre client (500 de caractere), cât şi eventuale documente pe care le aveţi în legătură cu acesta (tabele, contracte, fotografii, scanări, etc.).

Dosarele

Dosarele sunt informaţia centrală din acest model de date, şi grupează aproape toate informaţiile existente în program. Aceste Dosare din program reprezintă dosarele reale, cu toate informaţiile relevante cum ar fi termenul, avocaţii care se ocupă de el, probele, şamd.

Informaţiile din secţiunea General:

- număr, an

- etapa procesuală în care se află dosarul

- numărul şi data contractului încheiat cu clientul

- identificarea internă: acesta este un câmp de tip contor de date

- cel mai bine, lăsaţi acest câmp gol, programul îl va completa automat

- identificarea internă are rolul generării unui cod intern, unic, pentru a identifica acel dosar

- spre exemplu, când sunaţi la o firmă de telefonie să faceţi o sesizare, primiţi un număr cu multe cifre (şi eventual litere, caz în care e un identificator şi nu un număr), care este seria sesizării dumneavoastră

- identificarea internă are acelaşi rol

- termen

- aici se trece următorul termen

- termenele anterioare se trec în jurnal, iar cel viitor în acest câmp

- tarif global per dosar: dacă, indiferent de cât timp se acordă acestui dosar, aveţi un tarif unic, completaţi acest câmp

- tarif orar client: dacă onorariul dvs. sau al colegilor dvs. este stabilit în funcţie de numărul de ore lucrate, completaţi acest câmp

- tarifele le veţi regăsi în Activitate, şi în generarea rapoartelor conexe

- Descriere: 1500 de caractere în care să descrieţi ce se întâmplă cu acel dosar, o explicaţie pentru cel care se uită prima oară la fişa lui

La Caracteristici, se introduc următoarele:

- avocaţii care se ocupă de dosar

- clienţii la care se referă dosarul

- poziţia procesuală a acestora

- adversarul/adversarii

- alte părţi implicate

- instanţa la care se judecă următorul termen

- instanţele la care s-au judecat termenele anterioare, se trec în jurnalul dosarului

- activităţile legate de dosar, jurnalele acestuia, discuţii conexe dosarului, contractele încheiate pe acest dosar, şi categoriile din care poate face parte

- exemple de categorii: Dosare de daună, Dosare de divorţ

La Documente, puteţi adăuga orice documente relevante pentru dosar:

- probe, înregistrări, modelul de contract cu clientul, şamd.

- dacă apar modificări în documente, să spunem partea adversă aduce o nouă probă, aceasta se poate trece fie aici, fie în Jurnal, şi se poate vizualiza direct din dosar prin butonul „Alte funcţii”.

Jurnalele

Tot ceea ce se întâmplă relevant într-un dosar, ar trebui trecut în „jurnalul de bord” al acestuia.

Exemple de evenimente:

- înfăţişări

- în jurnal se crează o înregistrare asociată (legată de acel dosar), în care se trece termenul înfăţişării, şi ce s-a întâmplat la acea infăţişare

- la dosar, se editează fişa lui, şi se trece ca termen cel care urmează

- astfel, în dosare veţi avea mereu termenele următoare, iar în jurnal veţi avea toată istoria dosarului de la început până în prezent

- schimbări ale datelor problemei, discuţii importante, sau alte evenimente

- se procedează similar.

Câmpurile din General sunt Dosarul, Clientul (care se completează automat de către program), Avocaţii care crează acea înregistrare din jurnal, Categoriile din care face parte jurnalul (exemple de categorii: înfăţişări, discuţii importante), data la care are loc evenimentul (cum ar fi înfăţişarea), descrierea (ca un subiect la un e-mail), şi informaţiile (detalierea evenimentului).

La documente se pot anexa orice informaţii dorite, la fel ca la celelalte tipuri de înregistrări.

Discuţiile

Discuţiile sunt consultaţii sau activităţi informale, sau care nu sunt legate strict de un dosar. Reprezintă activităţi laterale, care pot fi notate în program pentru a putea menţine o relaţie informată cu clientul. Utilizarea lor este facultativă.

În secţiunea General, veţi trece identificarea internă (puteţi lăsa gol, la fel ca la Dosar), data şi ora la care a avut loc discuţia, subiectul ei, clientul cu care a avut loc, dosarul despre care s-a discutat, avocaţii prezenţi la discuţie, şi eventual avocaţii în atenţia cărora doriţi să creaţi înregistrarea. Spre exemplu, un avocat realizează discuţia în sine, dar continuarea ei este sarcina unui coleg. Acel coleg va avea discuţia în atenţia lui.

Se mai completează tipul discuţiei şi starea, ambele configurabile ca şi tabele auxiliare, precum şi detalii despre discuţie, 500 de caractere.

La Alte informaţii, se pot anexa orice documente dorite, relevante discuţiei, şi se pot stabili categoriile din care face parte discuţia. (exemple: Discuţie generală). Utilizarea categoriilor este facultativă.

Activitatea avocaţilor

Pentru a cuantifica munca dumneavoastră şi a colegilor, atât ca şi timp cât şi din punct de vedere financiar, puteţi folosi activităţile, pentru a introduce standardizat în program datele de bază.

Activităţi pot fi: consultanţa pentru un client, înfăţişarea la un anumit termen, tehnoredactarea, deplasarea în alt oraş, şamd. Orice activitate din viaţa profesională de zi cu zi poate fi cuantificată aici.

În secţiunea General veţi trece data când are loc activitatea, şi ora de început şi de sfârşit a acesteia. Durata în ore va fi calculată automat de către program, la fel ca şi onorariul cuvenit avocatului (pe baza tarifului orar din fişa avocatului), şi onorariul de încasat de la client (pe baza onorariului din fişa dosarului).

Se completează tipul activităţii (care poate fi modificat de către dumneavoastră, este un tabel auxiliar), locaţia unde are loc activitatea, subiectul (descrierea restrânsă), avocatul care o realizează, clientul la care se referă, dosarul la care se referă (opţional), categoriile din care face parte (opţional), şi cheltuielile înregistrate cu acea activitate.

Pentru a edita cheltuielile, faceţi dublu-click pe acestea, şi se va deschide fereastra de mai jos. Aveţi la dispoziţie câteva rânduri, în care puteţi trece cheltuieli prestabilite (cele din dreapta, dublu-click pe una pentru selecţie), sau orice doriţi dumneavoastră. Cheltuielile prestabilite sunt un tabel auxiliar, pe care îl puteţi modifica după necesitate.

Prima coloană a tabelului este explicaţia cheltuielii, a doua este suma. Suma se totalizează automat, şi se compensează cu avansul la cheltuieli (completat mai sus), din care rezultă diferenţa.

Pentru a închide fereastra, apăsaţi pe Ok pentru salvarea modificărilor, sau pe Renunţ.

La alte informaţii despre activitate, puteţi scrie în 2000 de caractere ceea ce s-a realizat efectiv. De asemenea, se pot ataşa orice fişiere relevante, în orice format.

Contractele

Contractul din program reprezintă fişa unui contract real. Pe baza lui se emit facturile şi încasările descrise mai jos, care generează rapoartele despre solduri de la Raportări.

Ca informaţii în contract se trece numărul şi data, dosarul la care se referă, clientul (completat automat de program), valoarea contractului (dacă este cazul), categoriile din care face parte (opţional), alte informaţii. Tot de aici aveţi acces la lista de facturi şi încasări legate de acest contract.

Facturile şi încasările

Fără a se substitui unui program de contabilitate, FlexMind vă permite să urmăriţi încasările şi soldurile pentru fiecare factură în parte, sau pentru un client anume.

Spre exemplu, atunci când aveţi programul în faţă, şi discutaţi cu un client, puteţi afla rapid care este relaţia dvs. financiară cu dânsul.

Informaţiile din factură sunt: data şi numărul acesteia, contractul la care se referă, clientul (completat automat), suma facturată, lista de încasări (se pot nota maximum cinci încasări ale unei facturi, cum ar fi ratele sau plăţile parţiale), categoriile (opţional), şi alte informaţii despre acea factură.

Pentru a edita încasările, faceţi dublu-click pe „Încasat” şi se va deschide o fereastră ca cea de mai jos, în care veţi nota explicaţia, data încasării şi suma încasată, care se totalizeazp automat.

Pe baza acestor facturi/încasări, programul va genera rapoarte de sold pentru un dosar, un client, o anumită factură.

Instanţele

Instanţele din program reprezintă instanţele la care se judecă dosarele, iar informaţiile sunt specifice acestui tip de date.

Categoriile

Categoriile sunt informaţii auxiliare, a căror utilizare este complet opţională.

Dacă doriţi, puteţi împărţi dosarele sau clienţii în categorii, jurnalele sau discuţiile, activităţile, şamd.

Categoria se identifică prin numele său.

Lista cu „De făcut”

În această listă, specifică unui CRM, dvs. şi colegii dvs. puteţi specifica sarcini de realizat până la un anumit termen, precum şi comentarii de pe parcursul realizării acesteia.

La secţiunea General, veţi completa supervizorii sarcinii (respectiv, cine anume stabileşte „acest lucru trebuie făcut”), şi executanţii („de către X şi Y”).

De asemenea, se va trece o descriere scurtă, şi una lungă (informaţiile), precum şi data de început şi data-limită pentru realizarea acelei sarcini.

Pentru o filtrare eficientă, mai există un câmp „Realizat” cu valorile Da şi Nu, dacă acea sarcină a fost îndeplinită (realizată) sau nu.

În secţiunea „Alte informaţii” se pot introduce orice documente (sarcina se poate referi inclusiv la realizarea/redactarea unui document, spre exemplu), precum şi comentariile de pe parcursul realizării acelei sarcini.

Comentariile se pot doar adăuga, nu se pot modifica ulterior, şi nu pot fi şterse. Adăugarea unui comentariu se face cu butonul Plus de culoare verde din dreapta-sus în caseta de Comentarii.

În comentariu se introduce automat numele utilizatorului care a creat comentariul, şi data şi ora acestuia.

Exemplu: se poate stabili ca sarcină redactarea unui grafic. Comentariile pot fi: aştept datele de bază, de la Sorina; şi următorul: trebuie să instalez OpenOffice.

Aceste comentarii au rolul de a realiza un mini-jurnal, dacă este cazul, pentru sarcina respectivă, şi eventual de a justifica întârzierile sau resursele suplimentare necesare pentru atingerea scopului propus.

Raportările

În modelul Avocaţi, în dreapta tabelului „De făcut” veţi găsi un buton „Raportări” care vă oferă mai mult de 30 de rapoarte diferite, specializate, în funcţie de selecţia dumneavoastră (pentru un client, raportul arată într-un fel, pentru mai mulţi clienţi acesta arată în alt fel, şamd).

Alegeţi parametrii doriţi şi generaţi raportul.

Acesta se poate exporta în HTML.

Nu vom detalia aici aceste raportări, deoarece numele lor este suficient de explicit pentru fiecare în parte.

Exemple de rapoarte

Folosind filtrele puteţi genera liste de dosare sau de avocaţi (ce dosare au termen săptămâna aceasta sau săptămâna viitoare).

Folosind rapoartele arborescente puteţi genera rapoarte de ansamblu cum ar fi lista de avocaţi care are procese luna asta, cu ce dosare, cu ce părţi implicate, şamd.

Folosind rapoartele generale puteţi crea rapoarte de sinteză cum ar fi câte dosare are fiecare avocat pe rol în acest moment, sau în câte dosare este implicată fiecare parte care vă este client, şi multe altele.

Modelul de date pentru Medici

Modelul pentru Medici este un manager de pacienţi şi consultaţii pentru un medic sau o clinică.

În acest model, informaţiile principale stocate de program sunt consultaţiile. Pentru a defini consultaţiile sunt necesare câteva informaţii: data şi ora, numărul din registru, investigaţiile, documente relevante, şamd.

Folosind acest model, veţi şti în orice moment absolut toate informaţiile necesare despre pacienţii dumneavoastră.

Aşadar, datele din modelul pentru medici sunt

- medicii din clinică – medicii din clinica dvs; aici puteţi include şi persoane care nu sunt medici, cum ar fi asistente sau secretare care lucrează în program

- alţi medici – cum ar fi medicii de familie ai pacienţilor dumneavoastră

- pacienţii

- consultaţiile, inclusiv reţetele prescrise

- medicamentele

La fel ca la modelul CRM, puteţi crea informaţii suplimentare din alte machete, sau să stabiliţi drepturile de acces la înregistrări.

Medicii din clinică

Medicii din clinică reprezintă medicii din clinica dvs., sau pot reprezenta chiar şi asistente sau secretare care au introdus date în program.

La secţiunea General, puteţi introduce toate informaţiile relevante despre medicii din clinica dvs., inclusiv informaţii legate de colaborarea cu C.A.S.

Ca alte informaţii, puteţi include descrieri şi documente. Consultaţiile reprezintă lista de consultaţii efectuate, şi este recomandat să nu se modifice din această machetă, ci din fiecare consultaţie în parte.

Alţi medici

Folosirea acestei informaţii este opţională. „Alţi medici” se referă la medicii de familie ai pacienţilor dvs. sau alţi medici care tratează pacienţii şi cu care este necesar să schimbaţi informaţii despre starea de sănătate a acestora.

În secţiunea General veţi introduce informaţiile esenţiale ale acestor medici. Câmpurile obligatorii sunt Nume şi CNP.

La Alte informaţii, puteţi introduce observaţii despre medicul respectiv, documente relevante (cum ar fi fotografii, contracte, şamd). Tot aici aveţi acces la lista de pacienţi a acestora.

Pacienţii

Pacienţii din program reprezintă pesoanele care sunt pacienţii dumneavoastră. Aceştia vor fi urmăriţi longitudinal cu ajutorul programului, şi veţi şti în orice moment ce aţi discutat cu ei, ce consultaţii s-au efectuat, şamd.

În secţiunea General veţi introduce informaţiile relevante despre pacient. Informaţiile obligatorii sunt Numele şi CNP. La Medic de familie, puteţi introduce medicul din lista de Alţi medici, dacă această informaţie vă este necesară. Diagnostic este doar un rezumat pentru pacientul respectiv, informaţiile mai pe larg vor fi incluse în fiecare consultaţie în parte.

Ca alte informaţii, puteţi include observaţii personale despre pacient, şi documente relevante despre starea sa de sănătate şi nu numai. De asemenea, aveţi acces la lista de consultaţii. Vă recomandăm să nu modificaţi lista de consultaţii de aici, ci din fiecare consultaţie în parte.

Consultaţiile

Consultaţiile sunt informaţia principală din program. Aceasta grupează toate celelalte informaţii, şi vă permite să urmăriţi longitudinal starea pacienţilor în orice moment.

Ca informaţii relevante, veţi introduce Data şi ora consultaţiei, Numărul din Registrul de Consultaţii (care este contorizat automat de program), durata consultaţiei (opţional), medicul care a efectuat consultaţia, pacientul, şi celelalte informaţii dacă se doreşte.

Pentru a edita reţeta prescrisă (sau o simplă listă de medicamente, dacă nu doriţi chiar să specificaţi o reţetă întreagă), faceţi click pe reţetă. Mai jos (la reţetele prescrise) se va descrie mecanismul de lucru cu acestea.

La investigaţii veţi descrie succint şi relevant rezumatul consultaţiei. Ca rezultat al consultaţiei se poate considera şi reţeta.

Documentele pentru consultaţie pot fi observaţii suplimentare ca text introdus de dvs., sau fotografii, scanări, diagrame, EEG, EKG, şamd.

Reţetele prescrise

Folosirea acestor reţete este opţională. Făcând click pe Reţeta din consultaţie, vi se va deschide o fereastră ca cea de mai jos.

Pentru a adăuga un medicament în reţetă, selectaţi din lista din josul ferestrei medicamentul dorit şi apăsaţi pe plus-ul din colţul stânga-sus al ferestrei. Completaţi apoi informaţiile dorite în linia de reţetă. Similar, pentru a şterge o linie din reţetă, selectaţi linia şi apăsaţi pe semnul Minus.

În josul ferestrei se afişează medicamentele pe două criterii: cele favorite şi toate. Cele favorite se pot specifica din macheta de citire a unui medicament, şi sunt folosite pentru a uşura selecţia lor în reţetă. Pentru a căuta în lista de medicamente (cea care o aveţi pe ecran, favorite sau toate), alegeţi criteriul dorit (denumire comercială, DCI, sau producător) şi scrieţi textul căutat în caseta din josul ferestrei. Programul va poziţiona lista pe primul text găsit în coloana specificată (denumire, DCI, producător).

Programul calculează automat valoarea reţetei, integrală şi compensată.

Medicamentele

Folosirea medicamentelor ca informaţie în program, la fel cu folosirea reţetelor, este opţională.

Puteţi introduce în fişa medicamentului toate informaţiile necesare, inclusiv cele de cost. Dacă doriţi ca medicamentul să fie afişat în lista de favorite (adică îl folosiţi frecvent şi doriţi să îl găsiţi uşor), selectaţi Favorit -> Da.

Exemple de rapoarte

Folosind filtrele, puteţi forma liste de pacienţi pe anumite criterii (sex, vârstă, diagnostic, judeţ, şamd), sau liste de consultaţii pentru o anumită pacientură sau chiar pentru un anumit pacient, sau consultaţiile efectuate de un anumit medic sau de mai mulţi medici.

Folosind rapoartele arborescente puteţi genera situaţii de ansamblu cum ar fi medicii care au efectuat consultaţii, cu ce pacienţi, şi de diagnostice spre exemplu, sau pacienţii consultaţi luna aceasta de către care medici, cu ce rezultate.

Folosind rapoartele generale puteţi crea situaţii de sinteză cum ar fi numărul de consultaţii per medic, per pacient, medicamentele prescrise (sume totale sau compensate), şamd.

Note importante despre introducerea datelor

Atunci când spre exemplu aţi introdus un reprezentant cu nume greşit sau o altă informaţie greşită, nu ştergeţi reprezentatul pentru a crea altul nou cu numele corect, ci modificaţi reprezentantul vechi. Acest lucru este neapărat necesar, deoarece baza de date internă a programului este bazată pe referinţă şi nu pe legătură text. Adică, pentru creşterea vitezei şi preciziei de operare, fiecare înregistrare primeşte intern o identificare unică în toată baza de date. Pe baza acesteia înregistrările diferă între ele, şi se găsesc mult mai repede decât pe baza unui index. Ca o consecinţă, dacă ştergeţi un reprezentant şi îl creaţi din nou, de fapt aţi creat alt reprezentant chiar dacă are toate datele identice cu cel vechi. Discuţiile îl vor referi în continuare pe cel vechi, şters, deoarece nu se poate determina că reprezentantul nou introdus este în locul celui vechi, şters. Dacă este într-adevăr în locul său (ca înregistrare, nu ca persoană – în acest caz se justifică o altă înregistrare), atunci lăsaţi-l în locul său: modificaţi înregistrarea veche.

Acest lucru este valabil pentru orice tip de date din program.

Ştergerea unor înregistrări are consecinţe similare.

Alte recomandări şi precizări

Programul rulează optim de la rezoluţii de 1024 x 768 în sus. Deşi el se acomodează şi cu rezoluţii mai mici, totuşi operarea va fi mai dificilă, pentru că nu toate informaţiile vor încăpea simultan pe ecran. Considerăm că această cerinţă nu este pretenţioasă, deoarece marea majoritate a monitoarelor moderne lucrează cel puţin la rezoluţia aceasta.

Unele setări de aspect vizual, sau de drepturi, sau de filtre nu se vor aplica imediat. Pentru acestea este necesar să reporniţi programul Client (adică să intraţi din nou cu utilizatorul pentru care s-au efectuat modificările).